先生の生産性を上げる!GTDを活用したタスクマネジメント⓪

おはようございます。

 

娘を初の登山に連れていく予定の「あお@aosenn」です。

天気が心配ですが、いい登頂になるといいな。

 

さて、今日はタスクマネジメントについてです。

使うアプリ等を書いてきましたが、その根底に流れる考え方についてはまだ書いてはいませんでした。実際に質問をもらうことも多くなってきたので、ここでまとめていきたいと思います。

 

先生にとってどうやって時短を考えるかも大切です。

こちらの本を参考にしてください!

参考 さる先生の「全部やろうはバカやろう」 | 坂本 良晶 |本 | 通販 | Amazon取得できませんでした

 

しかしながら、同時にやらなくてはいけないタスクをどうさばいていくかという実行部分も大切になってきます。

これから話すことはやるべきことを取捨選択する過程や、やるべきことがはっきりした後の行動部分に効いてくる考え方になります。ぜひ最後までご覧になって、自分なりの方法でスタートさせてみてください!

 

 

楽しみーレッツゴー!

まーくん

 

TODOリストではダメ、スケジュール的な発想がない

 

さて、スタートですが、皆さんTODOリスト使っていませんか?

 

いやいや、みんな使っているでしょー!

まーくん

あお先生

そうそう使いがちなんですよね。仕組みも簡単だから。でもそれだと大切な視点が抜けてるんだよ。

 

TODOリストや付箋でのタスク管理、もしくはPCの画面に付箋を貼るなどの方法は一見誰もが取り入れやすいので使いがちです。

 

ただ、この方法は今すぐに辞めましょう!

 

なぜかというとスケジュール的な視点と、タスクを消すための視点がないからです。

 

TODOリストというのは、やるべきリストのことです。さて、それは全て今日中にやるべきことでしょうか?実は今日やるべきことと明日でもいいことが混ざっていませんか?

また、新しい「これやらなくちゃ」はどこに入れますか?

 

TODOリストにはこれらのことが混ざりがちになるんです。

 

本当は明後日やればいいことは、今現時点ではリストになくてもいいですよね?しかもできれば目の前から消えていて欲しいんです

本当にやるべきこと以外のものが見えると、気が散ります。そして焦りになるんです。

まだこんなにやることがあるのか…。今日は何時に帰れるんだろう。。。

まーくん

 

そんな焦燥感にもかられます。

 

今本当にやるべきことが目の前にある状況を作り、かつ他のことは一旦消えていて出現できるリスト…

それこそが忙しい先生に必要なリスなのではないでしょうか?

 

でもそんな魔法のリスト、どうやって作るのさ。

まーくん

 

あお先生

それは作り方の仕組みがわかれば、できるようになるんだよ!

 

気になることを入れる大きな箱を用意する

D1_TheOne / Pixabay

 

 

まずは目の前に大きな箱を用意します。

 

その中に思いつくタスクをどんどん入れていくのです。

 

箱はイメージなので、本当の箱ではありません。A4の紙で十分です。そこに今気になっている事、仕事もプライベートも含めて全て書き出していきましょう。

 

参考 全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 | デビッド・アレン, 田口 元 |本 | 通販 | Amazonamzonで見る

 

ボクはこの本からたくさんのことを学びました。

 

この本にも書かれているのですが、この一旦書き出してみるというのがすごく大切です。最初は3時間ほどかかりました。でもこのかけた3時間には、今考えるとすごく大きな価値がありました。

 

すごく気分がすっきりしたんです。これは実際に行ってみないとわからないことです。

 

もう出ないというところから、時間をかければ、また出てくるんですね。とにかく気になることがなくなるまで全て書き出してみます。

 

あお先生

GWはそれができるチャンス!休むのも遊ぶのも大事ですが、ぜひやってみてくださいね。

 

これで大箱の中(A4の紙いっぱい)にやるべきことが全て書いてある状態になります。

 

大きな箱にタスクを足していく仕組みについて考える

 

箱の中にタスクが入りました。

でもここで終わりではありませんよね。タスクは次々と生まれてくるからです。

ですから生まれてきたタスクを箱にどう入れていくか、もしくはどうさばいていく流れに乗せるかの仕組みが必要になります。

 

 

それが先ほどの本でも紹介した、GTDの流れです。ボクなりのGTDの流れを表にしたので、もう一度掲載します。

 

 

ポイントは、inbox、つまり一旦箱に入れるという流れを作ること、そしてその箱に入れたものは、タスクとしてどういう状態にしたいか、まとまって処理する時間をつくるということです。

 

頭に思いつくたびに、これに当てはめていたら辛いです。ボクの場合はたすくまに入力しておいて、次の日の朝に処理します。

 

 

大きな箱に入れられたタスクは、プロジェクトにする必要だったらアプリを使い週末に細かいタスクに砕きます。すぐにできそうなら実行します。特定の日にやるようならGoogleカレンダーに放り込んでおきます。

そんな風にタスクを処理可能な段階まで行う仕組みが以上になります。

 

あお先生

料理でいうと下ごしらえでしょうか。毎日数分で終わりますが、これが超重要。

 

数日まとめてやると辛いんですよ。でもその場で1個1個やるのはさらに厳しい。

だから毎日の仕組みの中に入れるんです。

 

箱に入れたタスクをさばくための仕組みを作る

OpenIcons / Pixabay

 

できたタスクはゴミ箱に入れるようにさばいていきます。

 

 

この実行段階では、たすくま(Tasukuma)というアプリで管理することに、この2年ほどは落ち着きました。

 

 

たすくまについてはこちらの記事をどうぞ!

効果抜群!先生のためのタスクマネジメント②「たすくまTasukuma編」

 

先生のためのタスクマネジメント③「たすくま実践」編

 

Tasukumaなどデジタルを使うと、必要な時に必要なタスクが目の前に現れるということが容易になります。またアナログと違って、リピートタスクや次の日へのタスクの繰り越しも自動的です。

 

あお先生

3600円という値段が高いという人は、上の記事にもあるToodledo等の無料アプリでまずは挑戦してみてください。

 

タスクをさばく順序は超重要!

 

タスクの順番は非常に重要です。

 

タスクの属性を考慮して、場所や頻度、そして重要性なども加味しながら一日の量を決めていきます。

 

ボクの場合1日で捌けるタスクは多い場合で50個です。それを超えてタスクが設定されているような場合には、問答無用で次の日に投げ込んでおきます。

 

ちなみにたすくまは予定終了時刻まで出るので、オススメしています。

 

 

ポモドーロテクニックは非常にタスクをさばく上で大事になってきます。その意味でも順番は重要ですね。

 

 

タスクマネジメントで得たものは?

 

ボクがタスクマネジメントに求めているもの、それは安心感です。

変な焦りが今のボクにはありません。

やるべきことはたすくまに入っているから、それ以上のことはしないですし、今目の前のタスクになければそれは明日以降でいいんだという安心感に包まれています。

 

健全に働く上で重要なことだね!

まーくん

 

昔のボクはそんな焦りでいっぱいでした。クラスのちょっとしたことで落ち込んだり、いつまでも終わらない仕事に悩んだり…

 

今はそういうことがなく、シンプルに、そして満足に働くことができています。

 

多忙多忙と叫ばれますが、ボクの中では多忙感が一番の原因なんじゃないかなぁと思います。1年間というスパンでしか終わりがなく、どこまでも仕事は無限にあるように感じてしまう。先生の仕事ってこの多忙感が膨れやすい仕事なんだと思っています。

 

多忙感解消のために、TODOリストを捨てて、本格的なタスク管理、始めてみませんか?

 

あお先生

それでは良い一日を!

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