先生のためのタスクマネジメント「たすくま実践」編

おはようございます。

 

Tasukuma(たすくま)について、先生から質問を受けることが多くなりました。

少し詳細な使い方を載せておこうと思います。

 

Taskuma --TaskChute for iPhone

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「購入したけど、どう使ったらいいのかわからない」

「タスク管理ツールをデジタルで使ってみたいけど、3600円払う価値があるの?」

という方向けの記事になります。

 

押して実行→終わって記録

 

 

 

基本的にはこれだけです。

タスクをiPhoneで入力して、実行していく。やり終わったらもう一度クマのボタンを押して、タスクを終える。

 

この動作が基本となります。

 

スタートとストップはApple Watchでもできます。「iPhoneを開くと、ついTwitter見ちゃう」という方はこちらもオススメです。

 

 

タスクの入力はiPhone上で行うこともできますし、Googleカレンダーと連携ができるため、カレンダーに入力することで、自動的にiPhoneに送られてきます。

 

またその他有料のサービスを使うことで、PCから簡単に打ち込めるようになるようですが、ボクは月額がかかるものは、使わないようにしているため、もっぱらGoogleカレンダーです。

 

 

セクション設定って?

 

GTDの考え方として、場所ごとにやることが違うため、場所と関連する時間で区切るというものがあります。

 

例えば家にいる時と、職場にいる時では取り扱うタスクは全く違いますよね。ということは、そこは分けて考えておくことで、それぞれの場所でどのくらいの仕事ができるのかが把握できるようになります。

近年は、スマートフォン等があって、どこでも仕事ができるようになっている状況ですが、ボクはこうやって場所で分けておく考え方は、最近改めて必要だなぁと思いました。

 

ボクのセクションは次のように分かれています。

 

 

  • STEP.1
    朝の書斎でのタスク
    3時ー6時 
  • STEP.2
    朝の準備タスク
    6時ー7時
  • STEP.3
    朝の学校でのタスク
    7時ー8時
  • STEP.4
    学校でのタスク
    8時ー18時
  • STEP.5
    夜のタスク
    18時ー21時

 

何度か調整しながら、今はこのような分け方をしています。大体時間によってどこで仕事をしているかが分かれるので、スムーズにタスクを調整することができます。

 

プロジェクトはどう分ける?

 

セクションは「コンテキスト」という概念同様、時間割の種類に近い感じ。ボクは場所ごとに時間を分けるのが最適だと思っています。

 

プロジェクトはタスクの種類です。

 

ボクのプロジェクトは次の通りに分類しています。

 

1ー4まではなんとなくわかるでしょうか。

生活は、「朝の支度」や「風呂掃除」なんかが入ってきます。

自己は、「自分の学習」や「ブログを書く」など、自分自身に関することですね。

「家族」と「自己」を増やしていくことが大切。バランスを見る基準になります。

 

割り込みは、急にきた仕事、これを記録しておくことで、どのくらいの割合であるのかが分かります。

セッションタスクは、次のような、タスクの頭に持ってくるものです。

 

10分間としてとってあるのは、割り込みタスク等も入るためです。この10分を含めて、やれることを絞るんです。

 

リピートタスクは何を設定する?

 

Taskumaによるタスク管理で大事なのがこの「リピートタスク」です。ここをどう使うかがとても重要。繰り返しタスクは毎日かなりの数発生しているのです。

これが何かを把握すること。このタスク自体を減らせないか、考えること。そしてこのタスクに何分かかっているかが、平均によってわかることで、他のタスクの残りの分配時間が正確に把握できます。

 

青ちゃん

ここは、かなり重要なんです!

 

ボクのリピートタスクはこんな感じ。

 

毎日のリピート

  • コーヒーを淹れる
  • 本によるインプット
  • アウトプット
  • ブログを書く
  • ステイトメントを読む
  • 手帳の週予定を見る
  • 前日タスク、メモを見る
  • 書類整理し、スキャナする
  • 1日の計画をプレビューする
  • ヨガをする
  • ファンレターを書く
  • 朝ごはんを作る
  • 朝の支度と風呂・洗面掃除
  • カード・スプリンクラー・アレンジャー・ipadを準備
  • ゴミを捨てて学校へ
  • 書類管理をする
  • さっと丸付けをする
  • 振り返りをする
  • ジャーナルを読む
  • 整理整頓する
  • 片付けをして家へ移動する

 

週のリピートタスク

  • シュレッダーする
  • 週次レビューする
  • 学級通信の元を書く
  • 週のタスク打ち込み
  • 週予定の作成
  • 出張の予定を管理
  • 週案を個別級に渡す
  • 自学カレンダーの印刷をする
  • 自転車のメンテナンス
  • 書斎の整理
  • 娘の体操へ行く
  • 娘のピアノへ行く
  • 紙ゴミを出す
  • 学年研のノートで準備
  • 学年研をする

 

月のリピートタスク

  • 支出のまとめをmoneytreeでする。
  • 出欠席を完成させる
  • 安全点検を配布する
  • 学年だよりを作る
  • 学年だよりを印刷する
  • 月宿題名簿、月健康観察名簿を印刷する
  • 掃除カードの訂正をする
  • 草野球の予定を作成する
  • 家周りの掃除をする

 

リピートタスクの設定の中で残ってきたものたちです。こうやって設定しておくと、必要な時に自動で浮き上がってくる感じになります。毎日考えなくていい、毎日気にしなくていいというのは、心理的にもかなり良い方法ですよ。

 

まとめ 使い方は無限大!

 

さて、いかがだったでしょうか、少し詳しくTasukumaのことについて書いてみました。

 

先生がタスク管理のことを考える一歩になってほしいと思います。

 

もちろんボクも発展途上です。

 

 

仕事の持ち帰りはしないのですが、脳内で考えちゃうことが多い。プリント一枚でもやろうと思うとダメ。それぞれの場所にあることで、どう工夫すれば良いかを考えることができます。

 

ボクも見習って、荷物を少なくしてみよう!

 

青ちゃん

それでは良い一日を!

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