先生・教員のタスクマネジメント③「たすくま実践」編

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あお

あお

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー兼広報|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|ブロガーとして2020.3に月10万PV達成|コラムはnoteへ |2人の娘の父|横浜生まれ横浜育ち|ヨガ、筋トレ、早起き、5年間継続中

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おはようございます。
教員時代と違うことの1つとして平日のタスクの数が減り、休日のタスクの数が増え、休日の方が仕事していることが判明した「あお@aosenn」です。ついついやってしまう(笑)

前回は、たすくまについて記事にしました。

Tasukuma(たすくま)について、「使ってます!」と言っていただく機会もすごく増えたのですが、同時に

「使いこなせていなくて…」

という相談も受けることが多くなりました。

そこで、今日は実践編として、書いていきたいと思います。

読んでほしい
  • たすくまを購入したのだけど、どう使っていいかわからない。
  • タスク管理ツールをデジタルで使ってみたいけど、3600円の価値はある?
  • どんな風に使っているか、見せてほしい!

マニアックな内容だな!!

まーくん

まーくん

あお

あお

さっそく行ってみましょう!

プロモーション上

基本動作は、「押して実行→終わって記録」

基本的にはこれだけです。

タスクをiPhoneで入力して、実行していく。やり終わったらもう一度クマのボタンを押して、タスクを終える。

この動作が基本です。

スタートとストップはApple Watchでもできます。「iPhoneを開くと、ついTwitter見ちゃう」という方はこちらもオススメです。

Apple Watchの場合、右にタスクをスライドすると、実行・完了が切り替わるので、非常に気持ちがいいです。

あお

あお

この気持ち良さはクセになります!

タスクの入力はiPhone上で行うこともできますし、Googleカレンダーと連携ができるため、カレンダーに入力することで、自動的にiPhoneに送られてきます。

またその他有料のサービスを使うことで、PCから簡単に打ち込めるようになるようですが、ボクは月額がかかるものは、なるべく使わないようにしているため、もっぱらGoogleカレンダーです。

jootoというプロジェクト管理ツールを使えば、Googleカレンダー経由で、タスクが自動的に打ち込まれるので、大変便利ですよ!

たすくまで悩む、「セクション設定」って?

セクションとは、「タスクを実行する時間帯ごとに、リピートタスク等を分ける」という考え方です。

GTDの考え方として、場所ごとにやることが違うため、場所と関連する時間で区切るというものがあります。

例えば家にいる時と、職場にいる時では取り扱うタスクは全く違いますよね。
ということは、そこは分けて考えておくことで、それぞれの場所でどのくらいの仕事ができるのかが把握できるようになります。

近年は、スマートフォン等があって、どこでも仕事ができるようになっている状況ですが、ボクはこうやって場所で分けておく考え方は、最近改めて必要だなぁと思いました。

現在のセクションは上のようになっています。

4-7というのが朝の仕事時間です。6時半には娘たちの朝食を作り始めるので、全部じゃありませんが、一人で考えることのできる時間です。

今は8時に家を出て、9時前に学園につく形ですので、7-9のセクションで分けています。

お仕事が終わって帰るのが、18時ごろなので、18-22が家で家族と過ごすセクションです。

割とゆったりセクションをとっているんだね!

まーくん

まーくん

ちなみに教員時代は次の通りでした。

何度か調整しながら、このような分け方をしていました。全体的に朝を細かくしているような形ですね。大体時間によってどこで仕事をしているかが分かれるので、スムーズにタスクを調整することができます。

あお

あお

何度も微調整しながら、今の形になっているので、最初からピタッと合わせる必要はないかと思います。

たすくまの「プロジェクト」はどう分ける?

セクションは「コンテキスト」という概念同様、時間割の種類に近い感じ。ボクは場所ごとに時間を分けるのが最適だと思っています。

プロジェクトはタスクの種類です。

上のように今は分けていますね。

ポイントはGoogleカレンダーの分類と合わせているところです

たすくまは、終わったタスクがGoogleカレンダーに記録されるので、予定と合わせておくと、どのくらいのバランスで1日を生活しているかがわかります。

教員時代は次の通りに分類していました。

1ー4まではなんとなくわかるでしょうか。

生活は、「朝の支度」や「風呂掃除」なんかが入ってきます。

自己は、「自分の学習」や「ブログを書く」など、自分自身に関することですね。ここが、今は「クリエイター」となっています。

「家族」と「自己」を増やしていくことが大切。バランスを見る基準になります。

割り込みは、急にきた仕事、これを記録しておくことで、どのくらいの割合であるのかが分かります。

セッションタスクは、次のような、タスクの頭に持ってくるものです。

10分間としてとってあるのは、割り込みタスク等も入るためです。この10分を含めて、やれることを絞るんです。

たすくまの「リピートタスク」は何を設定する?

Taskumaによるタスク管理で大事なのが「リピートタスク」です。
これをどう使うかがとても重要。繰り返しタスクは毎日かなりの数発生しているのです。

リピートタスクが何かを把握すること。リピートタスク自体を減らせないか、考えること。
そして、平均何分かかっているかがはっきりとわかることで、自分の使える時間が把握できるのです

あお

あお

ここ、大事!!

ボクのリピートタスクはこんな感じ。

毎日のリピートタスク

  • コーヒーを淹れてヨガをする
  • noteを書く
  • 食洗機から食器を出す
  • ブログを書く
  • 今日の掃除をする
  • ステイトメントを読む
  • 手帳の週予定を見る
  • 前日タスク、メモを見る
  • 書類整理し、スキャナする
  • メールチェック
  • 1日の計画をプレビューする
  • 瞑想をする
  • 朝ごはんを作る
  • 朝の支度と風呂・洗面掃除
  • ゴミ捨て
  • 掃除機と家族の時間
  • 学校へ向かう
  • 振り返りをする
  • 振り返りのMTGをする
  • 校舎の整理整頓をする
  • 自宅へ帰る
  • 筋トレをする
  • 夕飯を食べる
  • お風呂に入る
  • 子どもの歯磨き・ドライヤーをする

週のタスク

  • 個人情報をシュレッダーする
  • 週次レビューをする
  • ブログのアイディアをまとめておく
  • 週予定の作成
  • 自転車のメンテナンス
  • 書斎の整理
  • 娘の体操へ行く
  • 娘のピアノへ行く
  • 紙ゴミを出す
  • 車を洗う

月のリピートタスク

  • 支出のまとめをmoneyfowardで行う
  • 革製品のお手入れをする
  • 家周りの掃除をする
  • 交通費の精算をする

リピートタスクの設定の中で残ってきたものたちです。

こうやって設定しておくと、必要な時に自動で浮き上がってくる感じになります。毎日考えなくていい、毎日気にしなくていいというのは、心理的にもかなり良い方法ですよ。

まとめ たすくまの使い方は無限大!

さて、いかがだったでしょうか、少し詳しくたすくまのことについて書いてみました。

先生がタスク管理のことを考える一歩になってほしいと思います。

あお

あお

もちろんボクも発展途上です。

工夫するべきところはたくさんあるし、これからも工夫を重ねていこうと思っています。

あお

あお

それでは、今日も良い1日を!

本日のnote

タスクマネジメントはこちら!

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あお

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ボクが先生をしているヒミツキチ森学園はこんな学校です!

校舎も場所もここにいる人たちも、本当にステキな学園なんだね!

まーくん

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あお

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ここでグループリーダー(先生)として、過ごせて幸せです!
見学等でぜひ遊びに来てください!

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