2冊目の著書!「プロジェクト活動」のススメ

先生・教員のタスクマネジメント①「タスクアプリ遍歴」GTDって何?

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あお

あお

あお先生です。よろしくお願いします!

「あおやまーくん」です。3年目に担任した女の子がキャラクターとして作ってくれました!

まーくん

まーくん

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あお先生

あお先生

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|振り返り・ライティングスキルなど1on1 の実績多数|「先生が知っておきたい仕事のデザイン」出版。雑誌・書籍への寄稿等執筆多数

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おはようございます。
卒業式で涙が止まらなかったヒミツキチ森学園のあおです。

さて、今日はボクが外の学び場で長年磨いてきたタスク管理の経緯についてお話します。

どんな学びをしていたかはこちらを!!

今日読んでほしいのはこんな人!

読んでほしい!
  • 付箋や付箋アプリを使って、タスク管理をしている人、先生。
  • 1日のやるべきことをコントロールできている感じがしない方。
  • 毎日自分のやることに振り回されて、ぐったりな人。

今日は、ボクのタスク管理の歴史をご紹介しながら、タスク管理の中身についてお話したいと思います。

タスク管理の上手い人が使う方法「GTD」って?

タスク管理の上手い人が使う方法「GTD」って?
あお

あお

最初に「GTD」について軽く触れておきましょう。

この本を読んだのがきっかけです。ちなみに改訂前の方を読みました。

詳しくはこちらの書籍を読んでほしいのですが…タスクをどう扱うかの仕組みがGTDだと思っていただければと思います。

ボクのタスク管理はこのGTDが基本です。何回も再読している良書です。ぜひぜひ!

そして、GTDによるタスク管理には、二つの鉄則があると思っています。

  1. 自分のやるべきこと、やりたいことを入れておく大きな箱を持つこと
  2. 今やるべきことだけがその箱の中から見える仕組みを作ること

自分のやるべきこと、やりたいことを入れておく大きな箱を持つこと

自分のやるべきこと、やりたいことを入れておく大きな箱を持つこと

とりあえず一つの大きな箱に情報を一元集約すること

1つの場所に情報、自分のやるべきこと、やりたいこと、全て入れておける箱を用意しておくんです。1日の終わりや始まりにこの箱に、タスクを放り込む。2分以内に終えるもの以外は、とりあえずこの箱の中に入れておきます。

まずは入れておく、整理はこれから。

メモ帳も使っても、ノートを使っても、Notionを使ってもできると思います。

今やるべきことだけがその箱の中から見える仕組みを作ること

今やるべきことだけがその箱の中から見える仕組みを作ること

しかしながら、ここからが難しい。

たくさんのタスクの中から、「今やるべきこと」がフォーカスされる仕組みを作ることです。

これはフロー状態を作り出す上で必要条件です。

フロー?風呂?

まーくん

まーくん

あお

あお

フロー状態と言って、有名な理論なんだ。

フロー状態とは、Mihaly Csikszentmihalyiによって提唱された心理学的な概念で、人が何かを行っているときに、自己完結的な意味のある経験に没頭し、集中力や意欲が高まり、自己実現や満足感を得る状態を指します。

フロー状態は、活動やタスクが十分に挑戦的でありながら、スキルや能力がそれに見合っている場合に生じます。この状態では、人々は自分自身を忘れ、時間の感覚を失い、完全に現在の活動に没頭していると感じます。フロー状態では、ストレスや不安が減少し、自己効力感や創造性が高まることがあります。

フロー状態は、スポーツ、音楽、ゲーム、芸術、仕事など、様々な活動や分野で生じることが知られています。この状態を経験することは、個人の幸福感や生産性を高めることができます。

ChatGPTより

たくさんある箱の中身全部が目に付いてしまうと、それだけで注意力がそがれます。多ければ多いほど「こんなにあって終わるのか?」という余計な雑念で自律神経が乱れます。

「必要なことだけをフォーカスする仕組み」を作ること。

一番よく目にするのがチェックリストです。

ただ、このチェックリストをどうやって作っているでしょうか?

あお

あお

覚えていることに頼ったり、前日のチェックリストから引っ張ってきている人が多いのではないでしょうか?

毎回、箱の中身をあさってくるだけで無茶苦茶大変。紙だと毎回取り出す作業が必要なんですね、そこにエネルギーをかけたくない。

そこはデジタルの力を借りたいなぁと思いました。デジタルだと次のことができます。

  • 繰り返しのタスクを設定できて、自動的に今やるべきことが生まれる。
  • 次の日にできなかったタスクが引き継がれる。
  • 今必要なタスクのみしか表示させないようにできる。

どれもデジタルの恩恵があり、フロー状態を創り出すことができるんですね。

だから、デジタルのアプリが必要なんだね!

まーくん

まーくん

タスク管理に使ってきたおすすめツール・アプリ

タスク管理に使ってきたおすすめツール・アプリ
あお

あお

ここではタスク管理において、デジタル面でボク使ってきたアプリをご紹介します!

マニアック決定!

まーくん

まーくん

Toodledo

Toodledo
Toodledo
開発元:Pink Java Media, LLC
無料
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まず初めにこちらから使ってみました。

この本を読んだのがきっかけです。

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横浜で以前開催されていた学びの場でお世話になっていた北さんと佐々木さんの共著です。

Toodledoは、費用も安く使い方もこの本で理解できました。1,2年使っていたと思います。

iphoneでもmacでも専門のアプリがあって使いやすかったです。でも、少し高額な次のアプリが気になってきて、変えてみることにしました。

omnifocus

Focus GTD 3
Focus GTD 3
開発元:The Omni Group
無料
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当時は4800円で買い切ることができた高額なソフトです。

こちらはタスク管理界隈では、いつでもトップに挙げられるソフトです。

omnifocusの素晴らしいところは、toodledo以上に「フォーカス」の仕組みがしっかりしていること。まさしく、今やるべきことしか見えないような仕組みを作り出すことができます。

また、キーボードショートカットで何をやっているときでもPCの前にいれば、タスクを追加できること。

これは大きかった、すごく使いやすかったです。これ以上のソフトはない!と感じていたほどでした。

どうして変えちゃったのさ。

まーくん

まーくん

あお

あお

しかし数年使っていて感じて2つの欠点が見えてきたからです。

1つめの欠点は、詳細なログをとれない」こと。

「いつ何をしたか」まではログがとれる。

しかしながらボクが集めたかったデータは、「いつ何をどのくらいしたのか」「どういう状況でしたのか」といったログ情報だったのです。何をしたかだけでは、その後の改善が生まれないと思ったんですね。

「意外に時間がかかった」や、逆に「すぐ終わってしまった」という情報こそが、タスク管理のフィードバックになっていくと感じました。

ログがとれるような仕様になっているのですが、毎回スマホを開いて仕事するには、ちょっとやりにくい構造なんです。

もう一つは「実行力が低い」ことです。

いつもいつも役に立っていたこのソフト、でも実は「実行」に弱かった。
料理で言うところのレシピを正確に集めることはできたのだが、料理の順番に曖昧さがあったと思います。

あお

あお

順番がわかっていないと、美味しい料理は作れませんよね。

どういう順番で実行していくかが弱いから、「やりたい、やりたくない」のバイアスが毎回かかる。それがタスクを実行する上で足かせなっていました。

そしてついにタスクシュートへといきつきます。

記録から、タスク管理の改善ができるタスクシュート

記録から、タスク管理の改善ができるタスクシュート
あお

あお

いよいよタスクシュートですよ!

タスク管理で鍵を握るのは、リピートタスク

タスクシュートというのは、リアルタイムでログをとっていけるタスク管理の手法です。

記録を取ることで、自分の行動を振り返ることができます。

特に「リピートタスク」が鍵です。

記録によって自分が繰り返す必要があるタスクがわかります。これをいかに作っていくか、そして減らしていくかがタスクシュートの鍵だと思っています。

こうやって記録を取りながらタスク管理していくと、いかに毎日のリピートタスクが多いことに気がつきます。じゃあ、そのリピートタスクをどう工夫して充実させていくか、もうやらなくていいもの、既に身についているリピートタスクはないか。


これを考えていくのが、改善につながっていくのです。

Taskchutecloud

このソフトからタスクシュートを始めたのは、たすくまの値段が単純に高かったからです。月額課金型なので、まずは使ってみよう精神で。

このアプリには、「一つのセクションへの見積もり時間」があります。

セクションとは、時間の区切りだと思ってもらえたら。

まーくん

まーくん

見積もりがあると、「これは次の日に回そうか」とか「ここに時間をかけすぎているから、放課後に回そう」みたいなこともできます。全体のバランスを取ることもできます。

そしてログは今まで役に立たなかったものも多かったのですが、ルーティンの平均時間の調整をするなど、ログを生かすことが実装されています。


週案には思ったより時間がかかっているなとか、これは朝の仕事に持ってきた方がいいぞ!など色々なことが見えてくるのがログの検証です。

タスクが順番に並んでいることがいかに大事か

タスクが順番に並んでいることがいかに大事か

何より、タスクが順番に並んでいることの価値はすごく実感しています。

omnifocusでは、目的地のみが明確で、その行き方は任されている感じ。

でもTaskChutecloudはまさしくナビ。その道順までが記されています。これは大きな違い。

並んでいるからこそ、気が重い仕事にもやるかと取りかかることができるんですよね。この並んでいるっていう事実はすごく大切。

「前から順番にやっていく」こと。もちろん最初には、その日に一番先に片付ける重要なタスクを入れておく。

あお

あお

ゴールまで直線で進んでいくイメージ。その直線が基本的に引いてあることで、次々と実行することができます。

タスクシュートとの出会いでボクの仕事はかなり効率的になってきました。

まとめ タスク管理が上手い人は効果を考える

まとめ タスク管理が上手い人は効果を考える

ボクのタスクの歴史を見ながらGTDなどにも触れてきました。

しかし、教育は効率より効果です。

人と人とのつながりには、効率を求めてはいけません。

あくまで生産性を上げるのは、自分の行動のみです。それを忘れちゃいけませんよ。

今日取り上げたツール・アプリはどれもおすすめです。もしかしたら当時より進化しているものもあるかもしれません。

ぜひ使ってみてくださいね!次回は、かつて愛用していた「たすくま」についてです!

あお

あお

それでは今日も良い一日を!

タスク管理については、1章かけてこちらの本に書きました!

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タスク管理についてはこちらもどうぞ!

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