先生・教員のタスクマネジメント①「タスクアプリの歴史編」

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あお

あお

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー兼広報|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|ブロガーとして2020.3に月10万PV達成|コラムはnoteへ |2人の娘の父|横浜生まれ横浜育ち|ヨガ、筋トレ、早起き、5年間継続中

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おはようございます。
FaceAppで、女性になった顔が残念すぎて子どもたちと笑い転げた「あお@aosenn」です。

さて、今日はボクが外の学び場で長年磨いてきたタスク管理の経緯についてお話します。

どんな学びをしていたかはこちらを!!

今日読んでほしいのはこんな人!

読んでほしい!
  • 付箋や付箋アプリを使って、タスク管理をしている人、先生。
  • 1日のやるべきことをコントロールできている感じがしない方。
  • 毎日自分のやることに振り回されて、ぐったりな人。

今日は、ボクのタスク管理の歴史をご紹介しながら、タスク管理の中身についてお話したいと思います。

プロモーション上

タスク管理の上手い人が使う方法「GTD」って?

あお

あお

最初に「GTD」について軽く触れておきましょう。

この本を読んだのがきっかけです。ちなみに改訂版の前の物を読みました。

詳しくは読んでほしいのですが…タスクをどう扱うかの仕組みがGTDだと思っていただければと思います。ボクのタスク管理はこのGTDが基本です。何回も再読している良書です。ぜひぜひ!

そして、GTDによるタスク管理には、二つの鉄則があると思っています。

  1. 自分のやるべきこと、やりたいことを入れておく大きな箱を持つこと
  2. 今やるべきことだけがその箱の中から見える仕組みを作ること

自分のやるべきこと、やりたいことを入れておく大きな箱を持つこと

とりあえず一つの大きな箱に情報を一元集約すること

1つの場所に情報、自分のやるべきこと、やりたいこと、全て入れておける箱を用意しておくんです。1日の終わりや始まりにこの箱に、タスクを放り込む。2分以内に終えるもの以外は、とりあえずこの箱の中に入れておくんです。

まずは入れておいてから、整理はこれから。

メモ帳も使ってもノートを使ってもEvernoteを使ってもできると思います。

今やるべきことだけがその箱の中から見える仕組みを作ること

しかしながら、こちらが難しい。

たくさんのタスクの中から、「今やるべきこと」がフォーカスされる仕組みを作るのが難しいのです。

これはフロー状態を作り出す上で必要条件です。たくさんある箱の中身全部が目に付いてしまうと、それだけで注意力がそがれます。多ければ多いほど「こんなにあって終わるのか?」という余計な雑念で自律神経が乱れます。

「必要なことだけをフォーカスする仕組み」を作ること、それについては、タスクリストを作ればいいんですけど、毎回、箱の中身をあさってくるだけで無茶苦茶大変。紙だと毎回取り出す作業が必要なんですね、そこにエネルギーをかけたくない。

そこはデジタルの力を借りたいなぁと思いました。デジタルだと次のことができます。

  • 繰り返しのタスクを設定できて、自動的に今やるべきことが生まれる。
  • 次の日にできなかったタスクが引き継がれる。
  • 今必要なタスクのみしか表示させないようにできる。

どれもデジタルの恩恵があり、フロー状態を創り出すことができるんですね。

だから、デジタルのアプリが必要なんだね!

まーくん

まーくん

タスク管理に使ってきたおすすめツール・アプリ

さ、ここではデジタル面で使ってきたアプリをご紹介します!

Toodledo

まず初めにこちらから使ってみました。

この本を読んだのがきっかけです。

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いつも学びの場でお世話になっている北さんと佐々木さんの共著です。費用も安く使い勝手もこの本を読むことで理解することができました。1,2年使っていたと思います。

iphoneでもmacでも専門のアプリがあって使いやすかったです。でも、少し高額な次のアプリが気になってきて、変えてみることにしました。

omnifocus

OmniFocus 3
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当時は4800円で買い切ることができた高額なソフトです。

こちらはタスク管理で言うと、いつでもトップに挙げられるソフトです。

omnifocusの素晴らしいところは、toodledo以上に「フォーカス」の仕組みがしっかりしていること。まさしくいつでも今やるべきことしか見えないような仕組みを作り出すことができます。

また、キーボードショートカットで何をやっているときでもPCの前にいれば、タスクを追加できること。

これは大きかった、すごく使いやすかったです。これ以上のソフトはない!と感じていたほどでした。

しかし数年使っていて感じて2つの欠点が見えてきました。

1つめの欠点は、詳細なログをとれない」こと。

「いつ何をしたか」まではログがとれる。しかしながら僕がほしいのは、「いつ何をどのくらいしたのか」「どういう状況でしたのか」といったログ情報だったのです。何をしたかではその後の改善が生まれない。

「意外に時間がかかった」や、逆に「すぐ終わってしまった」という情報こそがタスク管理のフィードバックになっていくと感じました。

ログがとれるような仕様になっているのですが、毎回スマホを開いて仕事するには、ちょっとやりにくい構造なんです。

もう一つは「実行力が低い」ことです。

いつもいつも役に立っていたこのソフト、でも実は「実行」に弱かった。
料理で言うところのレシピを正確に集めることはできたのだが、料理の順番に曖昧さがあったと思います。

あお

あお

順番がわかっていないと、美味しい料理は作れませんよね。

どう言う順番で実行していくかが弱いから、「やりたい、やりたくない」のバイアスが毎回かかる。それがタスクを実行する上で足かせなっていました。

そしてついにタスクシュートへといきつきます。

記録から、タスク管理の改善ができるタスクシュート

いよいよタスクシュートですよ!

タスク管理で鍵を握るのは、リピートタスク

タスクシュートというのは、リアルタイムで記録を取っていきます。記録を取ることで、自分の行動を振り返ることができます。

特に「リピートタスク」が鍵です。

記録によって自分が繰り返す必要があるタスクがわかります。これをいかに作っていくか、そして減らしていくかがタスクシュートの鍵だと思っています。

こうやって記録を取りながらタスク管理していくと、いかに毎日のリピートタスクが多いことに気がつきます。じゃあ、そのリピートタスクをどう工夫して充実させていくか、もうやらなくていい身についているリピートタスクはないか。
これを考えていくのが、改善につながっていくのです。

Taskchutecloud

このソフトからタスクシュートを始めたのは、たすくまの値段が単純に高かったからです。月額課金型なので、まずは使ってみよう精神で。

このソフトには一つのセクションへの見積もりがあります。

見積もりがあると、「これは次の日に回そうか」とか「ここに時間をかけすぎているから、放課後に回そう」みたいなこともできます。全体のバランスを取ることもできます。

そしてログは今まで役に立たなかったものも多かったのですが、ルーティンの平均時間の調整をすると自分の仕事力みたいなものが出てきます。
週案には思ったより時間がかかっているなとか、朝の仕事にこっちは持ってきた方がいいぞ、など。色々なことが見えてくるのがログの検証です。

並んでいることの大切さ

何より、順番に並んでいることの大切さはすごく実感しています。

omnifocusでは、目的地のみが明確でその行き方は任されている感じ。でもTaskChutecloudはまさしくナビ。その道順までが記されています。これは大きな違い。並んでいるからこそ、気が重い仕事にもやるかと取りかかることができるんですよね。この並んでいるっていう事実はすごく大切。

「前から順番にやっていく」もちろん最初には、その日に一番先に片付ける重要なタスクを入れておく。

あお

あお

ゴールまで直線で進んでいくイメージ。その直線が基本的に引いてあることで、次々と実行することができます。

タスクシュートとの出会いで僕の仕事はかなり効率的になってきました。

まとめ タスク管理が上手い人は効果を考える

ボクのタスクの歴史を見ながらGTDなどにも触れてきました。
しかし、教育は効率より効果です。

人と人とのつながりには、効率を求めてはいけません。

あくまで生産性を上げるのは、自分の行動のみです。それを忘れちゃいけませんよ。

今日取り上げたツール・アプリはどれもおすすめです。もしかしたら当時より進化しているものもあるかもしれません。

ぜひ使ってみてくださいね!次回は、今愛用しているたすくまについてです!

あお

あお

それでは、今日も良い1日を!

今日のnote、金曜日はお金の教育です!

タスク管理についてはこちらもどうぞ!

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ボクが先生をしているヒミツキチ森学園はこんな学校です!

校舎も場所もここにいる人たちも、本当にステキな学園なんだね!

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ここでグループリーダー(先生)として、過ごせて幸せです!
見学等でぜひ遊びに来てください!

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