先生のためのタスクマネジメント②「たすくま編」

前回は、Toodledo〜Task chute cloudまでのタスク管理の歴史をご紹介しました。

 

先生のためのタスクマネジメント①「タスクアプリの歴史編」

 

今日は、今使っているタスク管理ソフト「たすくま」についてです。

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乗り換えた理由は?

 

それまでに使っていたTask chute cloudも素晴らしいソフトでした。iphoneのアプリが出るとか出ないとかが続き、出ていたらまた違っていたかも知れません。ただ次の理由で僕はたすくまにすることに決めました。

 

Task chute cloudの気になる点
  • 毎月の利用料金がかかる
  • マルチタスクに対応していない
  • 専用のiphoneアプリが無い

 

毎月の利用料金がかかる

 

買い切り型のものではなくて、毎月の料金がかかるシステムなんです。月500円ですが、1年間だと6000円。これが続くかと思うと、それは出費となってきますよね。

やはり買い切り型のアプリを使っていくのが自分のスタイル。「たすくま」は3600円と高額ですが、一回買ったらそれっきり。

「たすくま」の制作者の方と、何度かお会いさせていただいたのですが、最初に3600円を払った人のためにセールをやるつもりはないし、新しくverupしてもお金を取る気はないとのことでした。

 

マルチタスクに対応していない

 

自律神経を安定して保つためにもシングルタスクが基本なのですが、仕事がらどうしてもタスクが重なるときがあるんですね。たとえば印刷物なら一気に3つのものをやる必要がありますし、印刷室で印刷しながらジャーナル読むなんてこともあります。

SerenaWong / Pixabay

 

Task chute cloudはシングルタスクしかできないんです。

「たすくま」だとこのマルチタスクにも対応していますので、かゆいところにも手が届きます。

 

専用のiPhoneアプリがない

 

これからアプリの設置をしていくのだと思います。しかしながらiPhoneで操ろうとすると、ログインのたびにパスワードを求められ、無茶苦茶面倒でした。ここが一番大きいかな。

ということで今は「たすくま」を愛用させていただいています。

 

たすくまを使ってわかったこと

 

一つ一つの仕事は短い時間で終わるということ

 

実際に使ってみると、よくわかるのがこちらのこと。

 

 

 

10分〜20分ぐらいですかね、長くても。一つ一つのタスクってすごく小さく短い時間なのです。だから取りかかろうと思うと、いくらでも取りかかれる。通知表等のタスクについては、0から始めるとすごく辛い。だから1月くらいから毎日20分のタスクに設定するのです。

 

そうすることで、次々と片付けることができます。

 

大きいなぁと感じたタスクは、

  • 小さなタスクに分解する
  • 時間に余裕を持ってリピートタスクを設定し、コツコツやる

 

こうすることで、いつの間にか終わっていきます。

 

またテストの丸付けが一番時間がかかるので、さるさんのやり方を実践中。


昨日は社会で、しっかりと直しの丸付けまで45分でできました。

 

リピートタスクをつくっていく

 

基本的に自分の生活は、繰り返しによって成り立っていることがわかります。たすくまではこの繰り返しを、「リピートタスク」として設定できます。

このリピートタスクをつくることによって、毎日繰り返したり、時にはもうタスクとして扱わなくてもいいものを見つけ、生活をすっきりした物に変えていくことができます。

 

僕の毎朝のリピートタスクはこのような感じです。

 

毎朝のリピートタスク
  • ヨガをする
  • 振り返りのアウトプット
  • ブログを書く
  • コーヒーを入れる
  • ステイトメントを読む
  • 手帳の週予定を見る
  • 前日タスク、メモを見る
  • 書類管理をする
  • スキャナする
  • 1日の計画をプレビューする
  • 朝ご飯をつくる
  • 朝の支度と洗面掃除

 

毎日を安定して過ごすために、リピートタスクは必須です。

 

押せば入るやる気スイッチ!

 

となると、あとは実行するだけ。GTDを学んで、タスクの整理についてはスムーズにできるようになってきたんですけど、「実行」の前にいろいろな感情が入って、実行を妨げることがありました。

「とりあえず5分やってみる」ということが大事になってくるのですが、たすくまでは、それがスムーズに行えます。

 

ポイントは

ただ単に「実行ボタンを押す」だけ。

熊のマークに切り替わると、「やらなくちゃ」と思えることが不思議なんですが。。。

Bru-nO / Pixabay

 

「実際にタスクをやる」のではなく、「ボタンを押す」ことでスイッチが入るんですね。自分にとっては「ボタンを押す」の方が明らかに抵抗が低い。

 

ここの気づきも大きかった!

 

いろいろなタスクをこなせる余裕が出てきました。

 

心強い味方!たすくま「超」入門

 

実は「たすくま」には公式?マニュアルが存在します。

 

それがこちら。

参考 『たすくま「超」入門』シゴタノ!

 

サイトから購入できる電子書籍なのですが、非常にわかりやすかったです。iPhoneで読めるサイズなので、めちゃくちゃオススメです!

 

さらなる進化!

 

さらなる進歩のためにいろいろと進めています。

新たにできるようになったのは、1週間のタスクを振り返り、自分の行動傾向を探ること。

こちらに書いています。

退勤記録は意味が無いなんて、バカげている!ログを取ることの価値

 

そしてリピートタスクの時間の見積もりが正確になり、だんだんと仕事時間の精度が上がってきています。

それによって、見通しの時間がかなり正確になってきました。

たすくまには、「このセクションは何分かかり、何時に終了するのか」が表示されています。そのセクションの時間に合わせて、タスクを調整することもできるんです。

 

このあたりの進化は、ブログで伝えようとすると、あと何千文字も必要になりそうなので、お会いしてお話しできればと思います。

 

こちらで話せるかな。ご興味がある方はぜひ!

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青ちゃん

それでは良い一日を!

 

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