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プリント、フォルダで埋もれない!教員のための整理術 基礎編

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あお先生

あお先生

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|みんなのオンライン職員室スタッフ|振り返り・ライティングスキルなど1on1 の実績多数|雑誌・書籍への寄稿等、ブログの他にも執筆活動多数

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おはようございます。
4月2度目の保育園閉園(次女)にげんなりのヒミツキチ森学園のあおです。

さて、今日は「先生のための整理術」基礎編と題してお送りいたします。

読んでほしい
  • 職員室の机の上があまり綺麗とは言えない
  • 書類やものを探している時間が多く感じる
  • 整理整頓ができてなくて、思考が荒れている

4月の忙しい時期は、机の上のものも荒れがちに…

誰もが経験していることですよね。

自分も以前は机の上や、教室のロッカーの上、大変なことになっていました。

あお

あお

残っている映像で見ると、びっくりしてしまうほど。

いくつかのポイントを守ったら、職場でも整理されている机・教室を維持できるようになりました。

今日はそのポイントをお伝えする回だね!

まーくん

まーくん

なぜ整理・整頓が必要なのか

なぜ整理・整頓が必要なのか

どうして整理・整頓が必要なのでしょうか。

それは目に見えるものと、頭の中の思考はつながっているから

集中して考えたい時を想像してみてください。こなさなくちゃいけない書類が見えたり、大量のやることが書いた付箋が見えたりしたら…

どうでしょうか。集中できる人の方が少ないでしょう。

人間の脳は、ものが見えると、思考が生まれるような頭の仕組みになっています。

すっきりしたところでこそ、すっきりした思考が生まれます。

3校目になるとボクの机の上にはほとんど何も出していませんでした。ものを集めると溢れてしまう教室の机も、導線をしっかり意識して、流れを考えたまらないようにしていました。

そうやって物の整理をすると、思考もスッと軽くなります。

そもそも、職員室で思考しようって無理があるよね。

まーくん

まーくん

あお

あお

わかるわかる。思考を伴う仕事は、朝の家でするって決めてました。

また、職員室の机って人柄を表しますよね。

ボクが上司だったら、荒れた机の人に仕事って振らないと思います。いい仕事をする以前の話だと思うんです。

机が綺麗なだけで、人から信頼されます。

あお

あお

整理・整頓の必要さ少しは伝わったでしょうか。

整理術① モノの定位置を決める

整理術① モノの定位置を決める

まずは基礎の基礎からです。

モノの定位置を決めることです。

置かれる場所が決まっていないものがあると、とりあえずそこらへんに置かれるんです。それらが積み上がって、机の上が散らかっていきます。

大切なのは、モノの置き場を決めておくこと

ポイントは、「モノの置き場に迷うとき」です。

教室に置くべきか、机の中のどこかに分類するべきか、はたまた捨てるべきか。

この判断一つひとつに結構鍛えられるので、慣れてくると楽なんですが。。。

あお

あお

慣れるまでは、これが溢れる原因なんだよね。

これを防ぐ方法として、迷ったものを置いておく一時置き場を作っておくのが有効です。

ボクは机の上にもデジタルにも「inbox」となる入り口を作っておきました。

いただいた書類の判断する時間は、今なのか、後なのか、迷う時もあります。そんな時はポンと机の上のトレーに乗せます。ひとまず判断を先送りします。

あお

あお

このトレーを処理する時間は必ず取ること!

一時的な避難場所のおかげで、机の上も綺麗に保てるので、おすすめです。

整理術② 分類のルールを決める

整理術② 分類のルールを決める

続いて分類のルールを決めておくことです。

自分流のルールでいいので、しっかりと決めておくことが大事です。

ボクの場合は、

  • いただいた書類は一時的にinboxに置く
  • 紙の書類で使うかわからないものはスキャンして廃棄する
  • 重要書類は、机の大きな引き出しの中にクリアファイルに入れてしまう
  • シュレッダーにかける不要な書類は机の下のボックスに入れて週末に処分する

こんなふうに決めていました。

シュレッダーもその場でやるのかどうかは、結構細切れの時間を左右します。自分の机のそばにシュレッダーがあるといいのですが、小学校の場合は、たいてい印刷室などにあるでしょう。そこまで行くのは1回で済ませたいので、週末に貯めて行うようにしていました。

またPCのルールも決めていました。

大切なのは、フォルダの階層分けをしないこと

これはもう当たり前の話。

まーくん

まーくん

15年ぐらい前から、「整理するな、検索せよ」となってきた時代です。

こちらの本を参考に!懐かしい

検索技術が素晴らしいので、書類名を工夫した方がいいです。

書類データの名前決めルール
  • 「220415」のように日付の数字を頭につける
  • 「22年度 週案 毎週 重要書類」のように、検索に引っかかりそうな名前をつけておく

この2つで随分と楽になります。

MacでもWindowsでも、検索機能は優れているので、引っかかる言葉をなるべく多く入れておくことです。

マイルールを持っておくってのが大事だね。

まーくん

まーくん

整理術③ inboxを用意し裁く時間を決める

整理術③ inboxを用意し裁く時間を決める

そして、1日の中に整理・整頓の時間を入れておくのが鍵になります。

  • 一時的に避難したものを裁く
  • 机の上を整理整頓する
  • 教室を整理整頓する

さて、ここで一度、整理・整頓の意味を確認しましょう。

ボクが若い頃見た雑誌の中に、整理は捨てること、整頓は使いやすく整えることと書いてありました。

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あお

あお

こういう学校以外の文化を教えてくれる雑誌が好きでした。残念ながら廃刊してしまいましたが。

まずは、それが必要かどうかを考え、不要なものは捨てるのを徹底してください

その後整頓です。使いやすくするためにルールに則って、捌いていくんです。ものは元の定位置に戻す。

これを毎日やるだけで、綺麗な状態を保つことができます。

おすすめは、朝と帰りですね。

帰りに整頓していると、周りへの帰る合図になるので、自分に必要なやりとりがある人は気づいて話に来てくれます。

周りへのシグナルにもなるので、おすすめです。綺麗な状態を見て帰るのは気持ちいいものです。

応用編 GTDという考え方

応用編 GTDという考え方

ボクがこれらを学んだのは、タスク管理を学んでいる最中なんです。

タスク管理とモノの管理は同時にやっていくのがおすすめです。

モノの整理・整頓でも役だったタスク管理の考え方の1つに、GTDがあります。

GTDとは「Getting Things Done」の略。物事をどのように行うかについて書かれたデビットアレンの著書です。

この中で、いくつかポイントをあげると、「2分で処理できることは、その場でやる」っていうルールがあります。すぐにやってしまうことと、置いておいて後で、または別日にやることの判断が一番難しい。

ここを鍛えるためのルールがまさにGTDなんですが、モノの場合もこのルール、かなりおすすめです。すぐにやると喜ばれたり、2分以内に終わるものはその場でやっていました。

会議中だとそれはできないので、今の状況にもよりますよね。

あお

あお

こういう中での判断力を磨いていくことが大事なんです。

先生のための整理術 まとめ

整理術のまとめ
  • モノの定位置を決める
  • 分類のルールを決める
  • inboxを作り裁く時間を決める

基礎の基礎ですが、誰かの役に立つかと思い、記しておきます。

読んで満足せず、ぜひぜひ実践への一歩目を踏み出してみてください。やってみて振り返ってまた次の一手を考えていく。

行動に移す一歩が大事だね。

まーくん

まーくん

ぜひぜひ、整理整頓を進めながら、GTDなども学んでみてはいかがでしょうか。

あお

あお

それでは今日も良い一日を!

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