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Scansnapで学校の書類もスキャンしておさらば!

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あお

あお

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー兼広報|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|ブロガーとして2020.3に月10万PV達成|コラムはnoteへ |2人の娘の父|横浜生まれ横浜育ち|ヨガ、筋トレ、早起き、5年間継続中

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おはようございます。
自分の努力の少なさを実感し、3時おきに戻そうかどうか真剣に悩んでいるヒミツキチ森学園のあおです。

突然ですが、学校の中の紙の書類って多くないですか?

先生にとっては「手紙を配る時間」は全く有益じゃない時間だし、子どもたちにとっても家に届くスキルを身につけるまでには時間がかかるのに、社会に出てからは全く不要なスキルですよね(笑)

確かに!!これはいらないよなぁ。

まーくん

まーくん

ボクも教員時代は、紙の書類の扱い方に戸惑っていました。

親となって感じることは、学校から届くほとんどの書類は必要のないものだということです。

ただ、中には「取っておく必要があるかないか迷う書類」というものが存在し、そんな時に先生も親も余計な時間を使ってしまうのではないでしょうか?

そこでこちら!今日はもうかれこれ10年ほどお世話になっている「Scansnap」についてのご紹介です。

スキャンスナップ??

まーくん

まーくん

あお

あお

もう生活の中の必需品中の必需品。先生にも親にもオススメの電子機器なんだよ!説明していくね!

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紙の書類をまとめてスキャン「Scansnap」って?

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富士通が出している紙をスキャンして、PCに取り込むことのできるスキャナです。

1枚1枚スキャナするだけではなく、紙を入れておくと連続でスキャナしてくれます。50枚の年賀状も、差し込んでボタンを押しておけば終わり、1分後には全てスキャンすることができています。


ボクは初期のScansnapから愛用していました。初任校でも学校のPCの横に取り付けて、書類をScanする変人っぷり。

整理整頓、苦手だったもんね。。。

まーくん

まーくん

あお

あお

こいつのおかげで、机の上や中は劇的に物が少なくなったね。

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書類は全てScanSnapの中へおさらば!

学校の机の中、家、以前は書類があふれていました。しかしこれを買ってからは、ほとんど不要になりました。

それはなぜか。

判断に迷うことがなくなったからです

最重要書類や直近で使う書類のみ、取っておくようになりました。あとは基本的にはScanして捨てています。そうすると机はほとんどすっからかん。年度末の移動も楽チンになりました。

普段Scanしているものは次の通り。学校から出せない個人情報が入ったものは、学校のコピー機でScanして学校のパソコンに入れるようにしていました。

スキャンしていたもの!

  • 出張の行き先の書類
  • 研究会の書類
  • 職員会議の書類
  • 学年研の書類
  • 年賀状
  • 毎月送られてくる光熱費の書類
  • 保育園からの書類
  • 説明書

スキャナって本当に便利です。判断のスピードを上げてくれるからです。おかげで考えずに「まずはスキャン」で済むようになります。

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スキャンした学校の書類はEvernoteへ!

個人情報には気をつけながらですが、Scansnapでスキャンしたものは、全てEvernoteに自動的に送られます。

Evernoteについてはこちらを!

これって本当に便利です。題名も自動的に設定でつけてくれるので、表題をScansnapが読み取ったもので十分わかります。ボクはリネームにはこだわりがあるので、週末の週次レビューで日付と名前は入れるようにはしていますが…

データが消えることはない、そしてどこに入れておいた?がないので安心です。

さらに、OCR機能で、検索にも引っかかるようになります。書類の中の文字を読んでくれているので、Evernote内で検索をかけたら、出てきます。

取り出す時が苦労しますよね、書類って。1年間で書類を探している時間って約80時間だそうです。

あお

あお

この時間がかなり省略できました。見つからない書類がなくなります!

先生も親も、スキャン→検索の流れを確実にしておくと生活が一変します

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教科書やテストの答えをScanはこれからの先生必須!

iphoneやmac、ipadのiBooksには、スキャンしたものが並んでいます。

特に、教科書や単元テストの答えはとっても便利です。どこにいても授業のことが考えられますので、家で重宝しているんです。

もちろん自炊(家で本をScanすること)もします。いらなくなった本はこれで自炊しておくと、置き場所にも困らなくて便利ですよね。さらにどこでも持っておきたい本は、自炊してibooksの中に入れておくようにしています。

例えば、

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この辺りはipadにも入っています。プロジェクトアドベンチャーを構成する上で重宝しました。

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ScanSnapのメンテナンスは、動画でわかりやすい!

こんな風にYoutubuでお手入れの方法を見ることができます。なぜか片言ですが(PCで自動音声かな?)、よくわかります。

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この辺りを買うと十分に、クリーニングできるんです。1回購入すれば、3、4年使えるんじゃないでしょうか。

あお

あお

半年に1回ほどクリーニングしています!

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Scansnapには、最新機種もある!

Scansnapは最新機種も出ています。

レビューには、

重送検出を無効化する手差しモード、落ち着いて連続スキャン出来る継続モード、レシートや名刺のためのトレイがあって格段に使いやすくなりました。
デザインも良くなり、5GHz帯wifi、スキャン速度の向上は実感できるレベル、カタログスペックによると消費電力の低減、縦縞抑制機能等、ix500から買い換えて良かった。

こういったことも書かれています。

しかしながら、接続に難があったり、タッチパネルが直感的にわかりづらかったりするようなんですね。ボクの周りでもこれに買い換えての好評を聞かないんです。。。

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一世代前のこちら、amazonだと高いですが、メルカリだと中古やほぼ新品がおよそ半額ぐらいで取引されています。まずはそれで試してみてはいかがでしょうか。

あお

あお

それでは、今日も良い1日を!

最新の挑戦やメイキングは音声コンテンツやnoteの文章として、配信中です!

こんなツールも先生にはオススメ!

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