先生のためのタスクマネジメント「週次レビュー」編

おはようございます。

 

昨日の休日はこんな感じでした。

 

 

さて、今日は「週次レビュー」について一気に書き上げようと思います。

 

週次レビューって??

 

青ちゃん

聞き慣れない言葉だと思いますが、ボクにとっては欠かせないものです

 

週次レビューとは、タスク管理において、もう一度タスクを「収集」して、「整理・整頓」することです。

 

タスク管理については過去記事をどうぞ!

 

先生のためのタスクマネジメント①「タスクアプリの歴史編」   先生のためのタスクマネジメント②「たすくま編」

 

この作業を毎日ボクはしているわけです。時間にすると10分から15分ぐらいですかね。ただタスクの整理整頓をするとしないでは、毎日の意味合いが全く変わってきます。

しかし1週間もすると、タスクが抜け落ちたり、新しい予定をもとに生まれるタスクを予想したり、その順番、日時のために整理整頓したり…そういったことが必要になってきます。

 

そこで必要なのが「週単位でタスクを見直す機会」です。これが週次レビューです。

 

 

単にタスクの整理・整頓ではなく、月単位での目標に合わせて、今週やることを決める。そして自分の振り返りから今週のことについて考える。そういう大切な機会でもあります。

 

先生の仕事も基本的に週単位で「週案」を書くなどすると思います。ボクはこの週次レビューは先生にとって絶対に必要な作業だと思っています。

皆さんも、少しの時間をとってやるべきことを洗い出したりはきっとしているはずです。

 

同じことだと思ってください。

 

ボクの週次レビューの手順

 

 

手順とそれにかかっている平均時間は次の通り。

 

  1. 整理し、記録する   24分
  2. 次週の予定を立てる  15分
  3. タスクの洗い出し   15分
  4. 整理・整頓する     8分

 

 

合計62分で完了です。

 

それぞれを詳しく見ていきましょう。

 

1 整理し、記録する

 

ここでは次の手順でやることが決まっています。

 

  1. RSSをチェック
  2. Evernoteを整理
  3. 週ページに記録

 

 

RSSをチェックは、様々な人のブログを読んでいます。これは平日にちょこちょこやっていますが、feedlyを使ってsylfeedというアプリで読んでいます。

 

[appbox appstore 396069556]

 

[appbox appstore 403879490]

 

読みたい記事をサクサク読める画期的なアプリです。もう3年くらいは愛用しています。

 

ボクはこのアプリを使って、読んでよかった記事は、ツイートしているか、Evernoteに保存しているので、2のEvernoteの整理で、自動的に読まれたものはもう一度目を通すことになります。

 

そのEvernoteの整理ですが、基本的にinboxというところに溜まっていく情報を、それぞれのノートブックに整理していくような形です。毎日スキャナしているのですが、その情報についても名前を再度つけて、整頓しておきます。もちろん不要な情報は消す整理もお忘れなく。

そうしながら、ノートに取ることは、手帳の週ページに記録していきます。

 

週ページに記録は次の通りです。

 

 

2 次週の予定を立てる

 

次は予定を立てていきます。

やることは次の通り。

 

  1. 予定をカレンダー、週案、学年記録からカレンダーへ記入
  2. 目標を立てる

 

シンプルに予定を手帳に書き込んでいきます。

元になってくるのは、Googlecalender、Timetreeの情報。

 

[appbox appstore 909319292] [appbox appstore 952578473]

 

学校で作る週案の情報、そして学年研の記録です。

 

予定は手帳に、タスクはたすくまに打ち込んでいきます。

 

 

そうやって予定が完成したら目標です。

 

年始だから1年の目標を立てよう!大切な2つのポイントは?

 

年間目標→月の目標と降りてきて、最後に週の目標になります。月間で達成したいことから週の目標を書き込みます。

 

 

3 タスクの洗い出し

 

次にタスクを洗い出していきます。GTDで言う所の「収集」の段階です。

 

  1. 資料からタスクの洗い出し
  2. brabioからタスクチェック
  3. Googleカレンダーに出力

 

まずは前段階の延長で、他にタスクが生まれる資料がないかチェックをします。

その後、Brabioからタスクのチェック。

 

Brabioについては、ガントチャートになります。

 

参考 どうしたら先生のプロジェクト管理ができるか、Brabio!がオススメです。 先生の働き方Design研究所

 

プロジェクトがあれば、そこから必要なタスクを取り出します。

 

もしタスクとして生まれたものが、翌日以降ならば、GoogleCalenderに入力。そうしておけば、その日のたすくまにタスクとして流れていきます。最近、週の予定を見ながら、あらかじめ発生するだろうタスクを打ち込んでおくこと。それによって、週の仕事具合を考えながら進めています。

 

4 整理・整頓する

 

最後は、タスクの整理・整頓です。

 

  1. たすくまでタスク整理と整頓をする
  2. 写真の整理をする
  3. 電子機器の再起動

 

たすくまを使って、今日やるタスクを中心に整理をします。これはiPhoneを使いながら、ちょこちょこやっていきます。

 

それと同時に、タスクだけではなく、iPhoneの写真整理です。いらない写真の削除や、Evernoteへの出力をしておく。

 

また、電子機器(Mac、iPhone、Kindle)の再起動もここでしておきます。ちゃんと1週間働いてくれるように。

 

そういう整えることを大事にして週次レビューを終えます。

 

 

週次レビューの効果

 

 

週次レビューによって何が起こるかについては、ぜひやってみてください。

 

ボクが考える効果は「過去と未来をつなぐハブ」的な役割です。

 

毎日の日次レビュー(振り返り)があり、それは次の日に生かされるものもあると思うのですが、長期的に生かされていくものがあります。

 

日々の振り返りだけだと、Twitterやfacebookのようなフロー型のSNS同様、こぼれ落ちていってしまいます。

 

Free-Photos / Pixabay

 

それを救い出すのが、週次レビューです。過去にあったものに色をつけ、ちゃんと今輝かせるための装置なのです。

 

monicore / Pixabay

 

また、その振り返りは必ず未来に役立ちます。

今やることに集中するのが「たすくま」の役割です。それに対して、年間目標、そして月の目標から、今週やることを整理して、その「今」に繋げていくのが「週次レビュー」です。

 

自分の未来にあることをデザインしながら、それでいて、やることは「今」に注目する

 

ボクが大切にしているタスク管理の考え方です。そうやって今まで楽しい道を切り開いてきました。この考え方を円滑に進めるためには、週次レビューは欠かせません。

 

 

これからも続けていくと思います。休日に1時間。そうやって続けていったことだけが力となって、今後に現れてくるはず。愚直に続けていきましょう。

 

 

どうだったでしょうか、週次レビュー。2週に1度でも構いません。是非是非やってみてください。

 

青ちゃん

それでは良い一日を!

 

 

 

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