先生のためのタスクマネジメント「週次レビュー」編

おはようございます。

 

リライト

180812 タイムライン形式にし、内部リンクを貼り直しました。

 

昨日の休日はこんな感じでした。

 

 

さて、今日は「週次レビュー」について、書いておきます。

 

週次レビューって??

 

青ちゃん

聞き慣れない言葉だと思いますが、ボクにとっては欠かせないものです

 

週次レビューとは、

タスク管理においては、もう一度タスクを「収集」して、「モレを無くす」こと

そして学びの落としがないように、情報の「整理・整頓」をすること

です。

 

 

 

 

 

 

このタスクを整理してから実行という作業を、毎日ボクはしています。時間にすると10分ぐらいですかね。タスクの整理整頓をするとしないとでは、毎日の効率が全く変わってきます。

 

そんなタスク管理ですが、1週間もすると、タスクが抜け落ちたり、新しい予定をもとに生まれるタスクを予想したり、その順番、日時のために整理整頓したり…そういったことが必要になってきます。

 

そこで必要なのが「週単位でタスクを見直す機会」です。これが週次レビューの一つの役割です。

 

 

単にタスクの整理・整頓ではなく、月単位での目標に合わせて、今週やることを決める。そして自分の振り返りから今週のことについて考える。そういう大切な機会でもあります。

 

先生の仕事も基本的に週単位で「週案」を書くなどをしますよね。そして週の見通しを立てるはずです。皆さんも、少しの時間をとってやるべきことを洗い出したりはきっとしていることでしょう。

それと同じことだと思ってください。ちょっぴり意図的に、行うことがボクのスタイルです。

 

 

また情報はEvernoteで管理しています。

Evernoteの使い方についてはこちらをどうぞ!

先生のEvernoteの使い方・活用法を大公開!

 

 

週次レビューの手順

 

 

手順とそれにかかっている平均時間は次の通り。

 

 

  1. 整理し、記録する   24分
  2. 次週の予定を立てる  15分
  3. タスクの洗い出し   15分
  4. 整理・整頓する     8分

 

 

合計62分で完了です。

 

それぞれを詳しく見ていきましょう。

 

整理し、記録する

 

ここでは次の手順でやることが決まっています。

 

 

  • STEP.1
    RSSのチェック
    sylfeedを使って、ブログを読み込む
  • STEP.2
    Evernoteを整理
    捨てる・リネーム・ノートブックの管理
  • STEP.3
    手帳に記録
    週のページに記録する

 

RSSをチェックは、様々な人のブログを読んでいます。これは平日の空き時間にもちょこちょこやっていますが、feedlyを使ってsylfeedというアプリで読んでいます。

 

Sylfeed

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読みたい記事をサクサク読める画期的なアプリです。もう3年くらい、愛用しています。

 

ボクはこのアプリを使って、読んでよかった記事はtweetしているか、Evernoteに保存しているので、2のEvernoteの整理で、もう一度目を通すことになります。

 

そのEvernoteの整理ですが、基本的にinboxというところに溜まっていく情報を、それぞれのノートブックに整理していくような形です。毎日スキャナしているのですが、その情報についても名前を再度つけて、整頓しておきます。もちろん不要な情報は消す「整理」もお忘れなく。

 

そうしながら、ノートに残したいことは、手帳の週ページに記録していきます。

 

週ページに記録は次の通りです。

 

 

 

次週の予定・目標を立てる

 

次は予定と目標を立てていきます。

 

やることは次の通り。

 

  • STEP.1
    予定を書く
    カレンダー、週案、学年研記録から、手帳に記入する
  • STEP.2
    目標を立てる
    目標を手帳に書く

 

シンプルに予定を手帳に書き込んでいきます。

元になってくるのは、Googlecalender、Timetreeの情報。

 

Google カレンダー

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TimeTree [タイムツリー]

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そして学校で作る週案の情報、学年研の記録です。

 

予定は手帳に、タスクはたすくまにうちます。

 

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そうやって予定を手帳に書き終えたら、次は目標です。

 

年始だから1年の目標を立てよう!大切な2つのポイントは?

 

年間目標→月の目標と降りてきて、最後に週の目標になります。月間で達成したいことから週の目標を書き込みます。

 

 

 

タスクの洗い出し

 

 

次にタスクを洗い出していきます。GTDで言う所の「収集」の段階です。

 

 

  • STEP.1
    資料からタスク確認
    学年研資料、手帳、Evernoteから収集
  • STEP.2
    Brabioからタスク確認
    Brabioを使って、長期的なプロジェクトのタスクをチェック
  • STEP.3
    Googleカレンダーに出力
    日付が決まっているタスクはGoogleカレンダーに打ち込む

 

まずは前段階の延長で、他にタスクが生まれる資料がないかをチェックをします。ほとんどないのですが、プリント類など、やるべきことが生まれるものがあります。モレのないようにチェックをします。

 

その後、Brabioからタスクのチェック。

Brabioについては、ガントチャートのアプリになります。

 

参考 どうしたら先生のプロジェクト管理ができるか、Brabio!がオススメです。 先生の働き方Design研究所

 

プロジェクトがあれば、そこから必要なタスクを取り出します。

 

最後に、もしタスクとして生まれたものが、翌日以降に実行するものならば、GoogleCalenderに入力。そうしておけば、その日のたすくまにタスクとして入ってきます。

最近、週の予定を見ながら、あらかじめ発生するだろうタスクを打ち込んでおくことを意識しています。週の仕事具合を考えながら進めることができるんです。

 

 

整理・整頓する

 

最後は、タスクの整理・整頓です。

 

 

  • STEP.1
    タスク整理
    たすくまで新しいタスクを整頓します
  • STEP.2
    写真の整理
    iphoneで不要なものを消去したり、Evernoteに送ったりします
  • STEP.3
    電子機器の再起動
    iPhone、MacBook、kindle、Apple Watchを再起動

 

 

たすくまを使って、今日やるタスクを中心に整理をします。これはiPhoneを使いながら、ちょこちょこやっていきます。

 

それと同時に、タスクだけではなく、Phoneの写真整理です。いらない写真の削除や、Evernoteへの出力をしておきます。ストレージを圧迫する写真については、しっかりと整理しておきます。

 

また、電子機器(Mac、iPhone、Kindle、Apple Watch)の再起動もここでしておきます。再起動をかけると、キャッシュがたまらなくなり、速度が上がるよさがあります。

 

整えることを大事にして週次レビューを終えます。

 

 

週次レビューの効果

 

 

週次レビューによって何が起こるかについては、ぜひやってみてください。

 

ボクが考える効果は「過去と未来をつなぐハブ」的な役割です。

 

毎日の日次レビュー(振り返り)があり、それは次の日に生かされるものもあると思うのですが、長期的に生かされていくものもあります。

 

日々の振り返りだけだと、Twitterやfacebookのようなフロー型のSNS同様、こぼれ落ちていってしまいます。

 

Free-Photos / Pixabay

 

それを救い出すのが、週次レビューです。過去にあったものに色をつけ、しっかりと未来で輝かせるための装置なのです。

 

monicore / Pixabay

 

また、その振り返りは必ず未来に役立ちます。

 

今やることに集中するのが「たすくま」の役割です。それに対して、年間目標、そして月の目標から、今週やることを整理して、「今」に繋げていくのが「週次レビュー」です。

 

自分の未来にあることをデザインしながら、それでいて、やることは「今」に注目する!

 

ボクが大切にしているタスク管理の考え方です。そうやって今まで楽しい道を切り開いてきました。この考え方を円滑に進めるためには、週次レビューは欠かせません。

 

 

これからも続けていくと思います。休日に1時間。そうやって続けていったことだけが力となって、今後に現れてくるはず。愚直に続けていきましょう。

 

 

どうだったでしょうか、週次レビュー。2週に1度でも構いません。ぜひぜひやってみてください。

 

青ちゃん

それでは良い一日を!

 

その他のセルフマネジメントについては、こちらにまとめています!

 

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