先生のタスクマネジメント④「週次レビュー」編

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プロモーション
あお

あお

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー兼広報|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|ブロガーとして2020.3に月10万PV達成|コラムはnoteへ |2人の娘の父|横浜生まれ横浜育ち|ヨガ、筋トレ、早起き、5年間継続中

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おはようございます。
1日に4人の人と会って対話させてもらって、やっぱり人と人とのつながりだよなぁって思う「あお@aosenn」です。4人ともとても心地が良い(ヒュッケ)な人たちでした!!

さて、今日は「週次レビュー」について、書いておきます。

週次レビュー??先生の中じゃ、聞きなれない言葉だよね?

まーくん

まーくん

あお

あお

実は、5年以上、毎週欠かさずやっていることです!説明していくよ。

プロモーション上

タスクマネジメントの要、週次レビューって何??

週次レビューとは、タスク管理において、

もう一度タスクを「収集」して、「モレを無くす」こと。

そして学びの落としがないように、情報の「整理・整頓」をすること

です。

タスク管理については、これまでの3つを見ておいてくださいね!

「タスクを洗いだす→整理してから実行」という作業を、毎日おこなっています。時間にすると10分ぐらいですかね。タスクの整理整頓をするとしないとでは、毎日の効率が全く変わってきます。

そんなタスク管理ですが、1週間もするとタスクが抜け落ちていたり、新しい予定をもとに生まれるタスクを想定したり、日時の整理整頓をしたり…そういったことが必要になってきます。

そこで必要なのが「週単位でタスクを見直す機会」です。これが週次レビューの一つの役割です。

単にタスクの整理・整頓ではなく、月単位での目標に合わせて、今週やることを決める。そして自分の振り返りから今週のことについて考える

あお

あお

そういう大切なすり合わせの機会でもあります。

先生の仕事も基本的に週単位で「週案」を書くなどをしますよね。そして週の見通しを立てるはずです。皆さんも、少しの時間をとってやるべきことを洗い出したりはきっとしていることでしょう。

それと同じことだと思ってください。
週のやることを細分化して、自分がやるべきことまで落とし込んでいるのがポイントです。

大雑把な割には、こんなとこだけ細かい!!

まーくん

まーくん

あお

あお

やかましい!!

また情報はEvernoteで管理しています。

Evernoteについてはこちらを!

週次レビューのやり方・手順について

geralt / Pixabay

手順とそれにかかっている平均時間は次の通りです。

  1. 整理し、記録する   34分
  2. 次週の予定を立てる  15分
  3. タスクの洗い出し   15分
  4. 整理・整頓する     8分

記録を取ると、合計平均72分で完了しています。

それぞれを詳しく見ていきましょう。

1 整理し、記録すること

ここでは次の手順でやることが決まっています。

  1. STEP

    RSSとオンラインサロンのチェック

    必要な情報について落としているものはないかチェックをして、記事を読んでじっくり考えます。

  2. STEP

    ノートの整理

    大事なことが書いてあるノートの今週分を見直し、表題をつけたり、やるべきタスクを洗い出したりします。

  3. STEP

    週のページに記録する

    ほぼ日手帳の週のページに、ノートにどのようなことが書かれているかを記録します。

  4. STEP

    evernoteの整理

    Evernoteのノートのタグ付など、情報が取り出しやすいように整理をしておきます。

RSSをチェックは、様々な人のブログを読んでいます。これは平日の空き時間にもちょこちょこやっていますが、feedlyを使ってsylfeedというアプリで読んでいます。

Sylfeed
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読みたい記事をサクサク読める画期的なアプリです。もう5年くらい、愛用しています。

ボクはこのアプリを使って、読んでよかった記事はtweetしているか、Evernoteに保存しているので、2のEvernoteの整理で、もう一度目を通すことになります。

そのEvernoteの整理ですが、基本的にinboxというところに溜まっていく情報を、それぞれのノートブックに整理していきます。毎日、必要になる書類はスキャナしているのですが、その情報についても名前を再度つけて、整頓しておきます。もちろん不要な情報は消す「整理」もお忘れなく。

そうしながら、ノートに残したいことは、しっかりと書いて振り返りをします。書く中で思考が深まっていくことがあるからです。

最後に書いたものをまとめて、手帳の週ページに記録していきます。

週ページに記録は次の通りです。

次週の予定・目標を立てる

次は予定と目標を立てていきます。

やることは次の通り。

  1. STEP

    2つのアプリから来週の予定を紙で書いておく

    TimeTreeというアプリで家族のことを、Googleカレンダーで仕事のことがそれぞれ入力してあるので、それを紙の手帳にも転記します。

  2. STEP

    目標を手帳に書く

    3ヶ月の長期目標を見ながら、今週はどんなことを大事にしていこうか項目ごとに手帳に書いていきます。これは、手帳に貼り付ける形です。

シンプルに予定を手帳に書き込んでいきます。

元になってくるのは、Googlecalender、Timetreeの情報。

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予定は手帳に、タスクはGooglecalenderに打ち込むことで、自動的にたすくまに入力されます。

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そうやって予定を手帳に書き終えたら、次は目標です。

3ヶ月の目標から、週の目標になります。月間で達成したいことから週の目標を書き込みます。

タスクの洗い出し

次にタスクを洗い出していきます。GTDで言う所の「収集」の段階です。

  1. STEP

    週の予定(学びの地図)からタスクを収集

    集めたタスクはGoogleカレンダーに打ち込むことで、自動的にたすくまに飛ぶようになっています。

  2. STEP

    Jootoを見てプロジェクトを管理

    長期プロジェクトはどこまで終わっているかを照らし合わせながら、必要に応じてタスクを調整します。

まずは前段階の延長で、他にタスクが生まれる資料がないかをチェックをします。ほとんどないのですが、プリント類など、やるべきことが生まれるものがあります。モレのないようにチェックをします。

その後、Jootoからタスクのチェック。

Jootoについては、プロジェクト管理のアプリになります。

プロジェクトがあれば、そこから必要なタスクを取り出します。

最後に、もしタスクとして生まれたものが、翌日以降に実行するものならば、GoogleCalenderに入力。そうしておけば、その日のたすくまにタスクとして入ってきます。

最近、週の予定を見てから、あらかじめタスクに入ってきそうなことを想定してタスクづくりをすることを意識しています。そうすると、週の仕事具合を考えながら進めることができるんです。

整理・整頓する

最後は、タスクの整理・整頓です。

  1. STEP

    たすくまでタスクを整頓

    入ったばかりのタスクを整頓しておきます。

  2. STEP

    写真の整理

    iPhone、iPadの不要な写真を削除、必要に応じてevernoteに送っておきます。

  3. STEP

    電子機器の再起動

    Mac、iPad、iPhone、Apple Watchなどの電子機器を再起動して、リフレッシュしておきます。

たすくまを使って、今日やるタスクを中心に整理をします。これはiPhoneを使いながら、ちょこちょこやっていきます。

それと同時に、タスクだけではなく、iPhoneの写真整理です。いらない写真の削除や、Evernoteへの出力をしておきます。ストレージを圧迫する写真については、しっかりと整理しておきます。

また、電子機器(Mac、iPhone、Kindle、Apple Watch)の再起動もここでしておきます。再起動をかけると、キャッシュがたまらなくなり、速度が上がるよさがあります。

この辺りのメンテナンスは意外と落としがち。でも大切なことなんだよね!

まーくん

まーくん

あお

あお

日々のパフォーマンスに関わってくるからね!

整えることを大事にして週次レビューを終えます。

週次レビューの効果は測りきれない!

AbsolutVision / Pixabay

週次レビューによって何が起こるかについては、ぜひやってみてください。

ボクが考える効果は、過去と未来をつなぐハプ的な役割です。

毎日の日次レビュー(振り返り)があり、それは次の日に生かされるものもあると思うのですが、長期的に生かされていくものもあります。

日々の振り返りだけだと、Twitterやfacebookのようなフロー型のSNS同様、こぼれ落ちていってしまいます。

それを救い出すのが、週次レビューです。レビューは、過去にあったものに色をつけ、しっかりと未来で輝かせるための装置なのです。

また、その振り返りは必ず未来に役立ちます。

今やることに集中するのが「たすくま」の役割です。それに対して、年間目標、そして月の目標から、今週やることを整理して、「今」に繋げていくのが「週次レビュー」です。

自分の未来にあることをデザインしながら、それでいて、やることは「今」に注目する

ボクが大切にしているタスク管理の考え方です。そうやって今まで楽しい道を切り開いてきました。この考え方を円滑に進めるためには、週次レビューは欠かせません。

そうやって進めてきたという想いがあるから、習慣化されているんだ!

まーくん

まーくん

あお

あお

5年以上続けていて、やらないと気持ち悪く感じるぐらい欠かせないことです。

ヒミツキチ森学園にきた今も毎週続けています。

これからも続けていくと思います。休日に1時間。そうやって続けていったことだけが力となって、今後に現れてくるはず。

愚直に続けていきましょう。

どうだったでしょうか、週次レビュー。2週に1度でも構いません。ぜひぜひやってみてください。

あお

あお

それでは、今日も良い1日を!

仕事術についてはこちらもお読みください!

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あお

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ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー兼広報|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|ブロガーとして2020.3に月10万PV達成|コラムはnoteへ |2人の娘の父|横浜生まれ横浜育ち|ヨガ、筋トレ、早起き、5年間継続中

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クラファン挑戦中!

ボクが先生をしているヒミツキチ森学園はこんな学校です!

校舎も場所もここにいる人たちも、本当にステキな学園なんだね!

まーくん

まーくん

あお

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ここでグループリーダー(先生)として、過ごせて幸せです!
見学等でぜひ遊びに来てください!

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