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先生のタスクマネジメント④「週次レビュー」編

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あお

あお

ヒミツキチ森学園の先生

プロフィールにもあるように新しい働き方、在り方を提案する先生|一般社団法人PLAYFUL|ヒミツキチ森学園グループリーダー兼広報|元公立小学校教諭、15年勤務全学年経験|ブロガーとして2020.3に月10万PV達成|コラムはnoteへ |2人の娘の父|横浜生まれ横浜育ち|ヨガ、筋トレ、早起き、5年間継続中

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おはようございます。
1日に4人の人と会って対話させてもらって、やっぱり人と人とのつながりだよなぁって思う「あお@aosenn」です。4人ともとても心地が良い(ヒュッケ)な人たちでした!!

さて、今日は「週次レビュー」について、書いておきます。

週次レビュー??先生の中じゃ、聞きなれない言葉だよね?

まーくん

まーくん

あお

あお

実は、8年以上、毎週欠かさずやっていることです!説明していくよ。

タスクマネジメントの要、週次レビューって何??

タスクマネジメントの要、週次レビューって何??

週次レビューとは、タスク管理において、

1週間のタスクを振り返って、新しいタスクの構成を考えること。

もう一度タスクを「収集」して、「モレを無くす」こと。

そして学びの落としがないように、情報の「整理・整頓」をすること

です。

タスク管理については、これまでの3つを見ておいてくださいね!

「タスクを洗いだす→整理してから実行」という作業を、毎日おこなっています。時間にすると7分ぐらいですかね。タスクの整理整頓をするとしないとでは、毎日の効率が全く変わってきます。

そんなタスク管理ですが、1週間もするとタスクが抜け落ちていたり、新しい予定をもとに生まれるタスクを想定したり、日時の整理整頓をしたり…そういったことが必要になってきます。

そこで必要なのが「週単位でタスクを見直す機会」です。これが週次レビューの一つの役割です。

単にタスクの整理・整頓ではなく、月単位での目標に合わせて、今週やることを決める。そして自分の振り返りから今週のことについて考える

あお

あお

そういう大切なすり合わせの機会でもあります。

先生の仕事も基本的に週単位で「週案」を書くなどをしますよね。そして週の見通しを立てるはずです。皆さんも、少しの時間をとってやるべきことを洗い出したりはきっとしていることでしょう。

それと同じことだと思ってください。
週のやることを細分化して、自分がやるべきことまで落とし込んでいるのがポイントです。

大雑把な割には、こんなとこだけ細かい!!

まーくん

まーくん

あお

あお

やかましい!!

また情報はEvernoteで整理しています。

Evernoteについてはこちらを!

最近では、obsidianを使っています!

週次レビューのやり方・手順について

週次レビューのやり方・手順について

手順とそれにかかっている平均時間は次の通りです。

  1. 整理し、記録する     22分
  2. 次週の予定とタスク作成  29分
  3. 整理・整頓する       8分

記録を取ると、合計平均60分で完了しています。

それぞれを詳しく見ていきましょう。

1 整理し、記録すること

ここでは次の手順でやることが決まっています。

  1. STEP

    obsidianに記録する

    毎朝やっている朝の思考でもしているobsidianへの記録をして漏れがないかチェック。

  2. STEP

    毎日の振り返り→obsidianにまとめ

    毎日、音声で撮っている振り返りをもとに、週のことをまとめて振り返り、obsidianに記録します。

  3. STEP

    GoodNotes→obsidianに記録する

    iPadで立てている毎日の計画をデータとしてobsidianに記録しておきます。

基本的には全てをobsidianに記録していく流れになります。

以前はこの時間に新たに読んだりしていたのですが、そうではなくてあくまで整理を中心に行なっています。時間短縮にもつながりました。

ここ、大きく変わった点だね!

まーくん

まーくん

あお

あお

1年前なのに、同じ週次レビューでもここまで違うとは!?

2 目標・次週の予定とタスク作成

次は予定と目標を立てていきます。

やることは次の通り。

  1. STEP

    3ヶ月目標から週の役割シートに作成する

    週のシートを作って、ほぼ日手帳に今週の目標をまとめます。ボクが人生を俯瞰してやりたいことがもとになっているので、自分のゴールに近づいているのを実感します。タスク化できるものはタスクにします。

  2. STEP

    予定を手帳に書き込む

    Timetree(家族用)とGoogleカレンダー(仕事用)から、今週の予定を手帳に書き込みます。

  3. STEP

    次週の学びの地図から考えておくべきことをシートにして、ヒミツキチメンバーに送信

    ここでは来週の学園の学習予定を確認して、シートを作成します。メンバーにもそれを共有します。

  4. STEP

    obsidianの#todoを検索して、やるべきことをタスクにする

    obisidianの検索から、タスクとしてやらなければいけないことを、漏れがないように洗い出します。

ここは順番が大切で、何よりも先に行うのは、3ヶ月目標からくる、ボクの人生でやりたいことの週への落とし込みです。

来週の予定が色々とありますが、それよりも先に自分がやりたいことをタスク化しておくのです。予定よりも大事なことという概念が、非常に重要です。

3ヶ月の目標から、週の目標になります。月間で達成したいことから週の目標を書き込みます。

その後は予定を書き入れ、学園の学習予定からtodoを作り、obsidianからも漏れがないようにtodoを洗い出しておきます。

あお

あお

これでタスクはほぼ、抜けがないようにできています。

3 整理・整頓する

最後は、タスクの整理・整頓です。

  1. STEP

    写真の整理

    iPhone、iPadの不要な写真を削除、必要に応じてGooglePhotoに送っておきます。

  2. STEP

    電子機器の再起動

    Mac、iPad、iPhone、Apple Watchなどの電子機器を再起動して、リフレッシュしておきます。

タスクだけではなく、iPhoneの写真整理です。いらない写真の削除や、GooglePhotoへの出力をしておきます。ストレージを圧迫する写真については、しっかりと整理しておきます。

また、電子機器(Mac、iPhone、Kindle、Apple Watch)の再起動もここでしておきます。再起動をかけると、キャッシュがたまらなくなり、速度が上がるよさがあります。

この辺りのメンテナンスは意外と落としがち。でも大切なことなんだよね!

まーくん

まーくん

あお

あお

日々のパフォーマンスに関わってくるからね!

整えることを大事にして週次レビューを終えます。

週次レビューの効果は測りきれない!

週次レビューの効果は測りきれない!

週次レビューによって何が起こるかについては、ぜひやってみてください。

ボクが考える効果は、過去と未来をつなぐハプ的な役割です。

毎日の日次レビュー(振り返り)があり、それは次の日に生かされるものもあると思うのですが、長期的に生かされていくものもあります。

日々の振り返りだけだと、Twitterやfacebookのようなフロー型のSNS同様、こぼれ落ちていってしまいます。

それを救い出すのが、週次レビューです。レビューは、過去にあったものに色をつけ、しっかりと未来で輝かせるための装置なのです。

あお

あお

また、その振り返りは必ず未来に役立ちます。

今やることに集中するのが「タスク管理」の基本です。それに対して、年間目標、そして月の目標から、今週やることを整理して、「今」に繋げていくのが「週次レビュー」です。

自分の未来にあることをデザインしながら、それでいて、やることは「今」に注目する

ボクが大切にしているタスク管理の考え方です。そうやって今まで楽しい道を切り開いてきました。この考え方を円滑に進めるためには、週次レビューは欠かせません。

そうやって進めてきたという想いがあるから、習慣化されているんだ!

まーくん

まーくん

あお

あお

8年以上続けていて、やらないと気持ち悪く感じるぐらい欠かせないことです。

ヒミツキチ森学園にきた今も毎週続けています。

これからも続けていくと思います。休日に1時間。そうやって続けていったことだけが力となって、今後に現れてくるはず。

愚直に続けていきましょう。

どうだったでしょうか、週次レビュー。2週に1度でも構いません。ぜひぜひやってみてください。

あお

あお

それでは、今日も良い1日を!

タスク管理についてはこちらもお読みください!

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