おはようございます。
１２時間眠ったら疲れが取れたヒミツキチ森学園のあおです。やはり土日の休息は大事ですねー！
さて、前回は、タスクアプリの歴史をご紹介しました。
あお
皆さんは、チェックリストを使ったタスク管理の難しさを感じていませんか？
例えば、「毎日手書きで同じことを書かなくてはいけない」とか「タスクを次の日に自動的に映してくれないかなぁ」とか。
ボクも紙の上でタスク管理をしていた時はそんな風に思っていました。
実は全て解決する方法があるんですよ。それは「デジタルのタスク管理アプリ」を使うこと。
今日は、現在使っているタスク管理ソフト「Taskuma たすくま」についてご紹介します。
- マニアックなタスク管理の世界が自分には合っている。
- アナログでのタスク管理は懲り懲りだ！
- 時間のログから、自分の生き方を考えたい！
これは面白そう！早速見ていこう。
まーくん
目次
たすくまにタスクアプリを乗り換えた理由は？
それまでに使っていたTask chute cloudも素晴らしいソフトでした。iphoneのアプリが出るとか出ないとかが続き、出ていたらまた違っていたかも知れません。
もうすぐ完成らしいです！！
まーくん
次の理由で僕は「TaskChute cloud」から「たすくま」にすることに決めたのです。
- 毎月の利用料金がかかる
- マルチタスクに対応していない
- 専用のiphoneアプリが無い
毎月の利用料金がかかる
TaskChute Cloudは買い切り型のものではなくて、毎月の料金がかかるシステムなんです。月５００円ですが、１年間だと６０００円。これが毎年続くと、かなり大きな固定費の出費となってきますよね。
やはり買い切り型のアプリを使っていくことは節約につながります。
「たすくま」は３６００円と高額ですが、一回買ったらそれっきり。特にお金がかかることはありません。
「たすくま」の制作者の方と、何度かお会いさせていただいたのですが、最初に３６００円を払った人のためにセールをやるつもりはないし、新しくverupしてもお金を取る気はないとのことでした。
あお
飲み会１回我慢したと思ってください！
マルチタスクに対応していない！
自律神経を安定して保つためにもシングルタスクで仕事をしていくことは大切です。
仕事がらどうしてもタスクが重なるときがあるんですね。
たとえば印刷物なら一気に３つのものをやる必要がありますし、印刷室で印刷しながらジャーナル読むなんてこともあります。またあることの途中、相手の反応を待つ時間があり、その時間に他のタスクができるなんてことも。
どうしてもマルチタスクにならざるを得ない場合は、皆さんの働き方にもあるんじゃないでしょうか。
Task chute cloudはシングルタスクしかできないんです。
「たすくま」だとこのマルチタスクにも対応していますので、かゆいところにも手が届きます。
今現在はどうなんでしょうか？？
まーくん
専用のiPhoneアプリがない
iPhoneアプリをリリースするとクラファンして、公約の４月からだいぶ経っていますが、まだ専用のアプリが出ないのです。これが出れば、考えるのですが…夏ぐらいかな。
ちなみにiPhoneでもそのサイトをデスクトップ画面にはりつけるとアプリのように使用することができます。
しかしながら、ログインのたびにパスワードを求められるという残念な仕様。これにはかなりのストレスがたまりました。ここが一番苦しかった。
あお
ということで、たすくまの使用をスタートさせました！
初心者におすすめ！たすくま「超」入門
実は「たすくま」には公式？マニュアルが存在します。
サイトから購入できる電子書籍なのですが、非常にわかりやすかったです。iPhoneで読めるサイズなので、めちゃくちゃオススメです！
２０２０年に発売された小田やかたさんのこちらの本も、すごく参考になりました。中級者以降はこちらもどうぞ！
たすくまというアプリを使ってわかったこと
使ってみると何がわかったの？
まーくん
あお
１つ１つ、紹介していくね！
一つひとつの仕事は短い時間で終わるということ
実際に使ってみると、よくわかるのがこちらのこと。
たすくま使い続けて感じるのは、１０から１５分くらいのタスクが圧倒的に多いこと。
この隙間でもできる短い時間のタスクが集まって自分の仕事を構成していることに気づく。
そう考えると、手を付けられないほどの仕事はないので、日々確実に仕事をこなせる自信もついてきた。#たすくま
— 青ちゃん@小学校の先生 (@aosenn) 2017年12月17日
１つのタスクは１０分〜２０分ぐらいで終わることがよくわかります。
仕事って短い時間の積み重ねなのです。
短いから、取りかかろうと思うと、いくらでも取りかかれる。通知表等のタスクについては、０から始めるとすごく辛い。１月くらいから毎日２０分のタスクに設定するのです。
通知表は冬休みに書くのと、一月から毎日２０分書くことで、すっかり終わってしまう。
タスク管理してるからこそ、リピートタスクの設置で、意思が必要ない。これは大きい。
— 青ちゃん@小学校の先生 (@aosenn) 2018年2月24日
そうすることで、次々と片付けることができます。
大きいなぁと感じたタスクは、
- 小さなタスクに分解する
- 時間を区切ってリピートタスクにしてコツコツやる
こうすることで、いつの間にか終わっていきます。
またテストの丸付けが一番時間がかかっていたので、さるさん(@saruesteacher) のやり方を実践したところ…
【ブログ】生産性を上げて5時に帰る。
#34 テスト最強メソッド
45分で全てを終わらせるテストの時間をデザインする。
▶︎テスト→採点→返却→直しを高速化
▶︎ランナーを教え手に
▶︎生産性を上げた若手氏は3時に♨#教育の生産性 https://t.co/hEiT7p84rI— さる@小学校教師 (@saruesteacher) 2018年3月1日
テストで、しっかりと直しの丸付けまで４５分でできました。ログから考えるってことも大事ですね。
リピートタスクを作ることが大切！
基本的にボクの１日の生活は、かなり繰り返しによって成り立っているんですよ。たすくまではこの繰り返しを、「リピートタスク」として設定できます。
このリピートタスクをつくることによって、もうタスクとして扱わなくてもいいものを見つけ、生活をすっきりとさせていくことができます。
ボクの毎朝のリピートタスクはこのような感じです。
- コーヒーを入れてヨガをする
- ブログを書く
- 食洗機から食器を出す
- noteを書く
- 朝のの掃除をする
- ステイトメントを読む
- 手帳の週予定を見る
- １日の学園での予定を立てる
- 前日タスク、メモを見る
- メールをチェックする
- １日の計画をプレビューする
- 朝ご飯をつくる
- 朝の支度と洗面掃除
毎日を安定して過ごすために、リピートタスクは必須です。ルーティンが心の安定感を生んでくれるわけです。
リピートタスクは平均時間も示してくれるので、かなり正確に毎日に必要な時間がわかるようになるんです。そうすると１日の見通しもたつようになる、この見通しがたすくまの恩恵だと思います。
押せば入るやる気スイッチ！
となると、あとは実行するだけ。
GTDを学んで、タスクの整理についてはスムーズにできるようになってきたんですけど、「実行」の前にいろいろな感情が入って、実行を妨げることがありました。
「とりあえず５分やってみる」ということが大事になってくるのですが、たすくまでは、それがスムーズに行えます。
ポイントは
ただ単にボタンを押すだけ！
熊のマークに切り替わると、「やらなくちゃ」と思えることが不思議なんですが。。。
タスクをやることより「ボタンを押すこと」でスイッチが入る。「ボタンを押すこと」の方が抵抗感が少ないんです。
ここに気づいてからは、いろいろなタスクをこなせる余裕がでてきました。
たすくまは、整理よりも実行に特化したアプリなんだね！
まーくん
あお
そこに気付いて、このアプリの凄さがよくわかるようになったよ！
生活が新しくなってもツールとして進化！
さらなる進歩のためにいろいろと進めています。
新たにできるようになったのは、１週間のタスクを振り返り、自分の行動の傾向を知ること。
リピートタスクの時間の見積もりが正確になり、だんだんと仕事時間の精度が上がってきています。それによって、見通しの時間がかなり正確になりました。
たすくまには、「このセクションは何分かかり、何時に終了するのか」が表示されています。そのセクションの時間に合わせて、タスクを調整することもできるんです。
あお
ずっとほったらかしのタスクに手を加えることも非常に重要です。
何日も前からほったらかしのタスクについては、赤く表示されるようになっているので、そのタスクをどう扱うかが大事ですね。
ボクの課題は１日のタスク量を適切に設定すること。
できない量じゃ、取り組んでも泣きを見るだけです。
また、２０２０年４月から、ヒミツキチ森学園の先生をすることになって、生活は一変するわけですが、割とスムーズにたすくまを設定することができました。
ここからは実際にどう使っているか、もうちょっと詳しくみていくよー！
まーくん
基本動作は、「押して実行→終わって記録」
基本的にはこれだけです。
タスクをiPhoneで入力して、実行していく。やり終わったらもう一度クマのボタンを押して、タスクを終える。
この動作が基本です。
スタートとストップはApple Watchでもできます。「iPhoneを開くと、ついTwitter見ちゃう」という方はこちらもオススメです。
Apple Watchの場合、右にタスクをスライドすると、実行・完了が切り替わるので、非常に気持ちがいいです。
あお
この気持ち良さはクセになります！
タスクの入力はiPhone上で行うこともできますし、Googleカレンダーと連携ができるため、カレンダーに入力することで、自動的にiPhoneに送られてきます。
またその他有料のサービスを使うことで、PCから簡単に打ち込めるようになるようですが、ボクは月額がかかるものは、なるべく使わないようにしているため、もっぱらGoogleカレンダーです。
jootoというプロジェクト管理ツールを使えば、Googleカレンダー経由で、タスクが自動的に打ち込まれるので、大変便利ですよ！
たすくまで悩む、「セクション設定」って？
セクションとは、「タスクを実行する時間帯ごとに、リピートタスク等を分ける」という考え方です。
GTDの考え方として、場所ごとにやることが違うため、場所と関連する時間で区切るというものがあります。
例えば家にいる時と、職場にいる時では取り扱うタスクは全く違いますよね。
ということは、そこは分けて考えておくことで、それぞれの場所でどのくらいの仕事ができるのかが把握できるようになります。
近年は、スマートフォン等があって、どこでも仕事ができるようになっている状況ですが、ボクはこうやって場所で分けておく考え方は、最近改めて必要だなぁと思いました。
現在のセクションは上のようになっています。
4-7というのが朝の仕事時間です。６時半には娘たちの朝食を作り始めるので、全部じゃありませんが、一人で考えることのできる時間です。
今は８時に家を出て、９時前に学園につく形ですので、7-9のセクションで分けています。
お仕事が終わって帰るのが、１８時ごろなので、18-22が家で家族と過ごすセクションです。
割とゆったりセクションをとっているんだね！
まーくん
ちなみに教員時代は次の通りでした。
何度か調整しながら、このような分け方をしていました。全体的に朝を細かくしているような形ですね。大体時間によってどこで仕事をしているかが分かれるので、スムーズにタスクを調整することができます。
あお
何度も微調整しながら、今の形になっているので、最初からピタッと合わせる必要はないかと思います。
たすくまの「プロジェクト」はどう分ける？
セクションは「コンテキスト」という概念同様、時間割の種類に近い感じ。ボクは場所ごとに時間を分けるのが最適だと思っています。
プロジェクトはタスクの種類です。
上のように今は分けていますね。
ポイントはGoogleカレンダーの分類と合わせているところです。
たすくまは、終わったタスクがGoogleカレンダーに記録されるので、予定と合わせておくと、どのくらいのバランスで１日を生活しているかがわかります。
教員時代は次の通りに分類していました。
１ー４まではなんとなくわかるでしょうか。
生活は、「朝の支度」や「風呂掃除」なんかが入ってきます。
自己は、「自分の学習」や「ブログを書く」など、自分自身に関することですね。ここが、今は「クリエイター」となっています。
「家族」と「自己」を増やしていくことが大切。バランスを見る基準になります。
割り込みは、急にきた仕事、これを記録しておくことで、どのくらいの割合であるのかが分かります。
セッションタスクは、次のような、タスクの頭に持ってくるものです。
１０分間としてとってあるのは、割り込みタスク等も入るためです。この１０分を含めて、やれることを絞るんです。
たすくまの「リピートタスク」は何を設定する？
Taskumaによるタスク管理で大事なのが「リピートタスク」です。
これをどう使うかがとても重要。繰り返しタスクは毎日かなりの数発生しているのです。
リピートタスクが何かを把握すること。リピートタスク自体を減らせないか、考えること。
そして、平均何分かかっているかがはっきりとわかることで、自分の使える時間が把握できるのです。
あお
ここ、大事！！
ボクのリピートタスクはこんな感じ。
- コーヒーを淹れてヨガをする
- noteを書く
- 食洗機から食器を出す
- ブログを書く
- 今日の掃除をする
- ステイトメントを読む
- 手帳の週予定を見る
- 前日タスク、メモを見る
- 書類整理し、スキャナする
- メールチェック
- １日の計画をプレビューする
- 瞑想をする
- 朝ごはんを作る
- 朝の支度と風呂・洗面掃除
- ゴミ捨て
- 掃除機と家族の時間
- 学校へ向かう
- 振り返りをする
- 振り返りのMTGをする
- 校舎の整理整頓をする
- 自宅へ帰る
- 筋トレをする
- 夕飯を食べる
- お風呂に入る
- 子どもの歯磨き・ドライヤーをする
- 個人情報をシュレッダーする
- 週次レビューをする
- ブログのアイディアをまとめておく
- 週予定の作成
- 自転車のメンテナンス
- 書斎の整理
- 娘の体操へ行く
- 娘のピアノへ行く
- 紙ゴミを出す
- 車を洗う
- 支出のまとめをmoneyfowardで行う
- 革製品のお手入れをする
- 家周りの掃除をする
- 交通費の精算をする
リピートタスクの設定の中で残ってきたものたちです。
こうやって設定しておくと、必要な時に自動で浮き上がってくる感じになります。毎日考えなくていい、毎日気にしなくていいというのは、心理的にもかなり良い方法ですよ。
まとめ たすくまの使い方は無限大！
さて、いかがだったでしょうか、少し詳しくたすくまのことについて書いてみました。
先生がタスク管理のことを考える一歩になってほしいと思います。
あお
もちろんボクも発展途上です。
やらないことリスト
☑大きな声で怒ること
☑無意味な評価
☑学びのコントローラーを持ちすぎないこと
☑子どもの起きてる時間に仕事しない
☑Twitterもしない
☑仕事の持ち帰りをしない
☑食事のときにテレビを見ない
サウイフモノニ、ワタシハナリタイ。
— 青ちゃん@先生✕Design (@aosenn) 2018年8月21日
工夫するべきところはたくさんあるし、これからも工夫を重ねていこうと思っています。
あお
それでは今日も良い一日を！
